इनवॉइस और दस्तावेज़
UBL XML
UBL XML वह संरचित डेटा फ़ाइल है, जो UBL 2.1 फ़ॉर्मेट में लिखी जाती है और फ़ेज़ 2 के हर ई-इनवॉइस में QR कोड और क्रिप्टोग्राफ़िक स्टैम्प के साथ होती है। इसमें विक्रेता, खरीदार, इनवॉइस की लाइनें और VAT राशियाँ ऐसे रूप में होती हैं, जिसे ZATCA के सिस्टम अपने-आप पढ़ लेते हैं।
इसका अर्थ
आपका ग्राहक जो इनवॉइस देखता है, उसके पीछे उसका एक दूसरा रूप भी होता है, जो मशीनों के लिए बना है। फ़ेज़ 2 में यह रूप UBL 2.1 फ़ॉर्मेट में तैयार की गई एक XML फ़ाइल है, जो हर चीज़ को एक तय जगह देती है: विक्रेता, खरीदार, इनवॉइस की हर लाइन, उस पर लगा VAT और कुल राशि। क्योंकि यह ढाँचा पहले से तय है, इसलिए ZATCA के सिस्टम हर इनवॉइस को एक ही तरीके से पढ़ सकते हैं।
यह फ़ाइल आपको कभी हाथ से नहीं लिखनी पड़ेगी। हर बार जब आप इनवॉइस जारी करते हैं, आपका इनवॉइसिंग सिस्टम इसे बनाता है, फिर इसमें क्रिप्टोग्राफ़िक स्टैम्प, QR कोड, UUID, इनवॉइस काउंटर वैल्यू और पिछले इनवॉइस का हैश जोड़ता है। लेकिन छूटी हुई जानकारी को वह ठीक नहीं कर सकता: अगर स्क्रीन पर खरीदार का VAT नंबर या किसी लाइन की VAT कैटेगरी खाली है, तो फ़ाइल भी अधूरी रहती है।
मान लीजिए एक थोक व्यापारी किसी सुपरमार्केट के लिए इनवॉइस बना रहा है। क्लर्क हमेशा की तरह इनवॉइस स्क्रीन भरता है और कोई तकनीकी विवरण देखे बिना “जारी करें” दबाता है; स्क्रीन के पीछे सिस्टम XML बनाता है और उसे क्लीयरेंस के लिए ZATCA को भेजता है। अगर आपको ऐसी कॉपी भी चाहिए जिसे लोग पढ़ सकें, तो एक PDF/A-3 फ़ाइल अपने अंदर XML रख सकती है, जिससे एक ही दस्तावेज़ ग्राहक और सिस्टम, दोनों के काम आता है।
व्यवहार में
- अपने सॉफ़्टवेयर प्रोवाइडर से पुष्टि करवाएँ कि वह फ़ेज़ 2 के लिए UBL 2.1 XML बनाता है।
- “जारी करें” दबाने से पहले खरीदार, लाइनों और VAT का विवरण पूरा भरें।
- हर इनवॉइस की XML फ़ाइल को उसकी PDF कॉपी के साथ, अगर कोई हो, सहेजकर रखें।
- ZATCA के सिमुलेशन एनवायरनमेंट में सैंपल इनवॉइस जारी करें और जाँचें कि वे स्वीकार किए जाते हैं।
UBL XML से जुड़े प्रश्न
क्या UBL XML फ़ाइल खुद बनानी या एडिट करनी पड़ती है?
नहीं। इनवॉइस जारी करते समय आप जो विवरण दर्ज करते हैं, उन्हीं से आपका इनवॉइसिंग सिस्टम यह फ़ाइल बनाता है, इसलिए आपका काम पूरा और सही विवरण दर्ज करना और ऐसा सॉफ़्टवेयर चुनना है जो फ़ेज़ 2 को सपोर्ट करता हो। अगर किसी इनवॉइस में कुछ गलत निकले, तो उसका सुधार एक क्रेडिट नोट या डेबिट नोट से होता है, जिसमें मूल इनवॉइस का हवाला होता है।
क्या XML और ग्राहक को भेजी जाने वाली PDF एक ही चीज़ हैं?
नहीं। XML वह डेटा फ़ाइल है जिसे ZATCA के सिस्टम पढ़ते हैं, जबकि PDF लोगों के पढ़ने के लिए बनी कॉपी है। एक PDF/A-3 फ़ाइल अपने अंदर XML रख सकती है, जिससे एक ही दस्तावेज़ में लोगों के पढ़ने लायक इनवॉइस और उसका डेटा, दोनों आ जाते हैं। अपने प्रोवाइडर से पूछें कि आपका सिस्टम ग्राहकों को क्या भेजता है।
बिना अंदाज़े के सही इनवॉइस जारी करें
ZATCA के सिमुलेशन एनवायरनमेंट में फ़ातूराज़ को 90 दिन तक मुफ़्त आज़माएँ। क्रेडिट कार्ड की ज़रूरत नहीं।