ZATCA की आवश्यकताओं के अनुरूप टैक्स इनवॉइस कैसे जारी करें, चरण-दर-चरण

आज ज़कात, टैक्स और सीमा शुल्क प्राधिकरण (ZATCA) की आवश्यकताओं के अनुरूप टैक्स इनवॉइस जारी करने के लिए ये पाँच चरण क्रम से पूरे करें: खरीदार कौन है, यह देखकर इनवॉइस का प्रकार चुनें, ज़रूरी विवरण भरें, इनवॉइस को उसका क्रमवार नंबर और QR कोड दें, यह सुनिश्चित करें कि वह ZATCA तक उसी तरह पहुँचे जैसा आपका ई-इनवॉइसिंग फ़ेज़ माँगता है, और उसे सहेजकर रखें। प्रकार सबसे पहले आता है, क्योंकि आगे के चरण उसी से तय होते हैं।

स्टैंडर्ड टैक्स इनवॉइस कारोबारों और सरकारी संस्थाओं को होने वाली बिक्री के लिए है, जैसे कोई थोक व्यापारी दुकानों के एक समूह को बिल भेजे या कोई ठेकेदार किसी कंपनी को पूरे हो चुके स्टेज का बिल दे। सरल टैक्स इनवॉइस उपभोक्ताओं को होने वाली बिक्री के लिए है, जैसे किसी कैफ़े का काउंटर या किसी क्लिनिक का रिसेप्शन डेस्क। प्रकार खरीदार से तय होता है, बिक्री के आकार से नहीं। हाथ से लिखे इनवॉइस अब इस नियम को पूरा नहीं करते।

टैक्स इनवॉइस में यह दिखना चाहिए कि किसने, किसे, क्या, कब और कितने में बेचा, VAT सहित, ताकि खरीदार आपसे पूछे बिना उसे अपने अकाउंट्स में दर्ज कर सके। नीचे दी गई सूची में मुख्य विवरण दिए गए हैं, और स्टैंडर्ड इनवॉइस में ये सभी विवरण होते हैं। सरल इनवॉइस में खरीदार के बारे में कम जानकारी माँगी जाती है, क्योंकि ग्राहक एक उपभोक्ता है, लेकिन उसमें भी विक्रेता, आइटम और VAT दिखते हैं।

इनवॉइस अरबी में होना चाहिए, और अरबी के साथ अंग्रेज़ी जैसी कोई दूसरी भाषा भी हो सकती है। इस सूची को मुख्य विवरण समझें, पूरा नियम नहीं। ZATCA के ई-इनवॉइसिंग नियमों में हर इनवॉइस प्रकार के लिए ज़रूरी फ़ील्ड की पूरी सूची दी गई है, इसलिए अपने इनवॉइस का लेआउट अंतिम रूप से तय करने से पहले उन्हें पढ़ें, या अपने अकाउंटेंट से पूछें।

• विक्रेता और खरीदार के नाम और पते
• विक्रेता का VAT पंजीकरण नंबर, और स्टैंडर्ड इनवॉइस पर खरीदार का भी
• जारी करने की तारीख और इनवॉइस का क्रमवार नंबर
• हर आइटम का विवरण, मात्रा और प्रति यूनिट कीमत
• डिस्काउंट, टैक्स योग्य राशि, VAT दर और VAT राशि
• कुल देय राशि, साथ में अरबी में टेक्स्ट

हर इनवॉइस को एक ही लगातार चलने वाले क्रम से नंबर मिलता है, जिससे आपके नंबर आपकी बिक्री का क्रमवार रिकॉर्ड बनते हैं। इनवॉइस जारी होते समय नंबर खुद टाइप करने के बजाय सिस्टम को देने दें, और कभी कोई नंबर न छोड़ें, न दोबारा इस्तेमाल करें। अगर बाद में कोई गलती सामने आए, तो उसे ठीक करने का तरीका एक नया दस्तावेज़ है जो उस इनवॉइस का हवाला देता है, न कि नया नंबर देकर बनाई गई कॉपी, ताकि जो भी इसकी जाँच करे, उसके लिए नंबरों का क्रम साफ़ रहे।

फ़ेज़ 1 से ही सरल इनवॉइस पर QR कोड होता है। इसमें विक्रेता का नाम, VAT पंजीकरण नंबर, तारीख और समय, VAT सहित इनवॉइस की कुल राशि और VAT राशि एनकोड किए जाते हैं, ताकि स्कैन करते ही मुख्य आँकड़े आसानी से पढ़े जा सकें। फ़ेज़ 2 में इनवॉइस पर क्रिप्टोग्राफ़िक स्टैम्प भी होता है, और QR कोड और स्टैम्प, दोनों आपका सिस्टम आपके लिए बनाता है, इसलिए आपको कोड कभी हाथ से बनाना या पेस्ट नहीं करना पड़ता।

फ़ेज़ 1 में आप इनवॉइस इलेक्ट्रॉनिक रूप से जारी करते हैं और सहेजकर रखते हैं, और जारी करते समय ZATCA को कुछ भी नहीं भेजा जाता। फ़ेज़ 2 आपके सिस्टम और ZATCA के Fatoora प्लेटफ़ॉर्म के बीच कनेक्शन जोड़ता है, जो करदाताओं की उन वेव में लागू किया जाता है जिन्हें ZATCA चुनता है और घोषित करता है। उसकी घोषणाएँ जैसे-जैसे जारी हों, उन पर नज़र रखें, ताकि पता चले कि आपके कारोबार को सूचित किया गया है या नहीं, और कब।

फ़ेज़ 2 में रास्ता इनवॉइस के प्रकार पर निर्भर करता है। स्टैंडर्ड इनवॉइस क्लीयर किया जाता है: वह पहले ZATCA के पास जाता है और ZATCA के स्वीकार करने के बाद ही खरीदार तक पहुँचता है। सरल इनवॉइस तुरंत सौंप दिया जाता है और फिर 24 घंटे के भीतर ZATCA को रिपोर्ट किया जाता है। हर इनवॉइस में एक UUID, एक काउंटर वैल्यू और पिछले इनवॉइस का हैश भी होता है, जो इनवॉइस को एक चेन की तरह आपस में जोड़ता है।

ऑनबोर्डिंग Fatoora पोर्टल पर करदाता खुद करता है, सॉफ़्टवेयर प्रोवाइडर नहीं: आप एक वन-टाइम पासवर्ड जनरेट करते हैं, उसके ज़रिए अपने सिस्टम का पंजीकरण करते हैं और सैंपल इनवॉइस के साथ अनुपालन जाँच पास करते हैं, जिसके बाद आपको लाइव इनवॉइस के लिए इस्तेमाल होने वाला सर्टिफ़िकेट मिलता है। ZATCA एक सिमुलेशन एनवायरनमेंट भी उपलब्ध कराता है, जो लाइव इनवॉइसिंग से अलग है और जिसमें आप एक भी असली इनवॉइस जारी करने से पहले अभ्यास कर सकते हैं।

हर जारी इनवॉइस को उसके डेटा के साथ इलेक्ट्रॉनिक रूप में सहेजकर रखें, ताकि माँगे जाने पर आप उसे अपने अकाउंटेंट या ZATCA के सामने पेश कर सकें। इनवॉइस और टैक्स रिकॉर्ड आम तौर पर छह वर्ष तक सहेजकर रखे जाते हैं, इसलिए अपने मामले के लिए अवधि की पुष्टि कर लें। फ़ेज़ 2 के इनवॉइस XML डेटा से बनते हैं, और PDF/A-3 फ़ाइल उस XML को अपने अंदर रखते हुए पढ़ने लायक कॉपी का काम कर सकती है।

जारी हो चुके इनवॉइस को कभी एडिट या डिलीट न करें। अगर माल वापस आया हो, कीमत गलत रही हो या कोई राशि छूट गई हो, तो क्रेडिट नोट या डेबिट नोट जारी करें, जो मूल इनवॉइस का हवाला दे और कारण बताए। अगर क्रेडिट नोट पूरे इनवॉइस को पलट देता है और बिक्री अब भी कायम है, तो एक नया, सही इनवॉइस जारी करें। सऊदी अरब में क्रेडिट और डेबिट नोट पर हमारी गाइड में हर स्थिति उदाहरणों के साथ समझाई गई है।

कोई भी इनवॉइस भेजने से पहले एक छोटी जाँच करें, और उसे लिखकर रखें ताकि आपके बाद कोई कैशियर या अकाउंटेंट उसे दोहरा सके। ये थोड़ी-सी जाँचें ज़्यादातर गलतियाँ उसी समय पकड़ लेती हैं जब उन्हें सुधारना अभी आसान होता है, इसलिए सिर्फ़ याद के भरोसे न रहें। कैफ़े का कैशियर और थोक व्यापारी का अकाउंटेंट अलग-अलग चीज़ें जाँचेंगे, इसलिए सूची को अपने कारोबार में इनवॉइस बनाने के तरीके के अनुसार ढाल लें।

फ़ातूराज़ फ़ेज़ 1 और फ़ेज़ 2 के लिए ZATCA की ई-इनवॉइसिंग आवश्यकताओं को सपोर्ट करता है। यह क्रमवार नंबरिंग और QR कोड के साथ टैक्स इनवॉइस, सरल इनवॉइस और क्रेडिट नोट जारी करता है, इसमें दाएँ से बाएँ चलने वाली अरबी स्क्रीनें और द्विभाषी दस्तावेज़ हैं, और यह ZATCA के सिमुलेशन एनवायरनमेंट में मुफ़्त ट्रायल देता है। ZATCA के साथ ऑनबोर्डिंग आप करदाता के रूप में करते हैं, और फ़ातूराज़ आपका मार्गदर्शन करता है। यह आपका VAT रिटर्न दाखिल नहीं करता। नियम बदलते रहते हैं, इसलिए ZATCA की घोषणाओं पर नज़र रखें और अपने अकाउंटेंट से भी पूछें।

• इनवॉइस का प्रकार खरीदार के अनुसार है
• नाम, पते और VAT नंबर सही हैं
• हर लाइन में सही मात्रा, कीमत और VAT दिख रहे हैं
• नंबर सिस्टम से आया है और QR कोड मौजूद है
• आपको पता है कि इसका क्लीयरेंस होगा या रिपोर्टिंग