इनवॉइसिंग सॉफ़्टवेयर के लिए ZATCA का अनुमोदन: मतलब क्या है और क्या जाँचें

अगर आप इनवॉइसिंग सॉफ़्टवेयर के लिए ZATCA का अनुमोदन खोज रहे हैं, तो सीधा जवाब यह है: अगर कोई वेंडर अनुमोदन का दावा करता है, तो उसकी पुष्टि करनी चाहिए, उसे बिना जाँचे नहीं मान लेना चाहिए। ZATCA एक सॉल्यूशन प्रोवाइडर्स डायरेक्टरी प्रकाशित करता है, जो उन प्रोवाइडरों की सांकेतिक सूची है जिन्होंने उसकी योग्यता प्रक्रिया पास की है, और साफ़ कहता है कि यह सूची उनके सॉल्यूशन का अनुमोदन नहीं है। फ़ेज़ 2 में जो जाँच मायने रखती है, वह है अनुपालन ऑनबोर्डिंग, जिसे हर करदाता Fatoora पोर्टल पर अपने सिस्टम के लिए पूरा करता है।

डायरेक्टरी में हर प्रोवाइडर के आगे लिखा होता है कि वह फ़ेज़ 1, फ़ेज़ 2 या दोनों के लिए योग्य है, और फ़ेज़ 2 वाला प्रोवाइडर फ़ेज़ 1 के मानदंड भी पूरे कर चुका होता है। ZATCA इस सूची को एक मार्गदर्शिका कहता है, जो करदाताओं पर कानूनी रूप से बाध्यकारी नहीं है, और कोई प्रोवाइडर इसमें शामिल होने के लिए आवेदन कर सकता है। ZATCA हर उस करदाता को अनुपालन करने वाला मानता है जो आवश्यकताएँ पूरी करता है, भले ही उसका प्रोवाइडर सूची में न हो। इसलिए किसी वेंडर की वेबसाइट पर लिखा “अनुमोदन” एक दावा है जिसे जाँचना चाहिए, सबूत नहीं।

ज़्यादातर कारोबार मालिक असल में यह जानना चाहते हैं कि कहीं यह सॉफ़्टवेयर ज़कात, टैक्स और सीमा शुल्क प्राधिकरण के साथ कोई परेशानी तो खड़ी नहीं करेगा। इसे तय करने का ईमानदार तरीका यह है कि आप खुद देखें कि सॉफ़्टवेयर क्या बनाता है और ZATCA से जुड़ने पर क्या होता है, और यह आप सिमुलेशन एनवायरनमेंट में जाँच सकते हैं।

फ़ेज़ 1, यानी जनरेशन फ़ेज़, 4 दिसंबर 2021 से लागू है। इनवॉइस इलेक्ट्रॉनिक रूप से, संरचित फ़ॉर्मेट में जारी किए जाते हैं और सहेजकर रखे जाते हैं, हाथ से लिखे इनवॉइस अब नहीं चलते, और सरल इनवॉइस पर QR कोड होता है, जिसमें विक्रेता का नाम, VAT पंजीकरण नंबर, टाइमस्टैम्प, VAT सहित इनवॉइस की कुल राशि और VAT राशि होती है। ZATCA के सिस्टम से किसी कनेक्शन की ज़रूरत नहीं होती।

फ़ेज़ 2, यानी इंटीग्रेशन फ़ेज़, 1 जनवरी 2023 से लागू है और सिस्टम को Fatoora प्लेटफ़ॉर्म से जोड़ता है। हर इनवॉइस में UBL 2.1 फ़ॉर्मेट में XML, एक क्रिप्टोग्राफ़िक स्टैम्प, एक QR कोड, इनवॉइस की एक यूनिक पहचान (UUID), एक काउंटर वैल्यू और पिछले इनवॉइस का हैश होता है, जिससे इनवॉइस एक चेन में आपस में जुड़ जाते हैं। स्टैंडर्ड टैक्स इनवॉइस खरीदार तक पहुँचने से पहले क्लीयर किए जाते हैं; सरल इनवॉइस तुरंत जारी किए जाते हैं और 24 घंटे के भीतर रिपोर्ट किए जाते हैं।

फ़ेज़ 2 करदाताओं तक क्रमांकित वेव में पहुँचता है, जिन्हें VAT के अधीन राजस्व के आधार पर चुना जाता है, और ZATCA अब तक 25 वेव घोषित कर चुका है। वह हर वेव को उसकी इंटीग्रेशन की तारीख से कम से कम छह महीने पहले सीधे सूचित करता है। वेव 25 के लिए ZATCA ने अधिक से अधिक 1 फ़रवरी 2027 तक की समय-सीमा तय की और उन करदाताओं को चुना जिनका VAT के अधीन राजस्व 2022, 2023, 2024 या 2025 में 187,500 रियाल से अधिक रहा। अपनी वेव ZATCA से जाँच लें।

फ़ेज़ 2 में हर करदाता Fatoora पोर्टल पर अपने सिस्टम को ऑनबोर्ड करता है। ये चरण इनवॉइस जारी करने वाले कारोबार के ज़िम्मे हैं, वेंडर के नहीं, और इनसे मिलने वाले सर्टिफ़िकेट आपके कारोबार के नाम जारी होते हैं। सॉफ़्टवेयर तकनीकी अनुरोध और टेस्ट इनवॉइस तैयार करता है, लेकिन प्रक्रिया हमेशा आपके अपने Fatoora खाते से शुरू होती है। इसीलिए किसी भी वेंडर से पूछने लायक मुख्य सवाल यह है: सॉफ़्टवेयर क्या करता है, और आप क्या करते हैं?

नोट कर लें कि ऑनबोर्डिंग किसने और कब पूरी की, और लॉग इन की जानकारी ऐसे व्यक्ति के पास रखें जिससे कारोबार हमेशा संपर्क कर सके। अगर कोई वेंडर या सहकर्मी आपकी ओर से यह काम करता है, तो यह आपके खाते के ज़रिए होना चाहिए, और आपको बताया जाना चाहिए कि क्या किया गया। जिस कारोबार में कई कैश रजिस्टर या शाखाएँ हैं, उसे वेंडर से पूछना चाहिए कि हर एक का पंजीकरण कैसे होता है। ये पाँच चरण क्रम से नीचे दिए गए हैं।

• अपने Fatoora खाते से वन-टाइम पासवर्ड (OTP) लें
• सर्टिफ़िकेट साइनिंग रिक्वेस्ट (CSR) जनरेट करें
• अनुपालन CSID प्राप्त करें
• सैंपल इनवॉइस के साथ अनुपालन जाँच पास करें
• प्रोडक्शन CSID प्राप्त करें और असली इनवॉइस जारी करना शुरू करें

शुरुआत वेंडर को ZATCA की सॉल्यूशन प्रोवाइडर्स डायरेक्टरी में खोजने से करें, और यह सूची क्या दर्शाती है, इस बारे में ZATCA का अपना नोट पढ़ें। इसके बाद भी विशेषण नहीं, सबूत माँगें: “आवश्यकताओं के अनुरूप”, “तैयार” और “इंटीग्रेटेड” जैसे शब्द वेबसाइट पर लिखना आसान है, जबकि चलते हुए डेमो का दिखावा करना मुश्किल है। अपने सवाल लिखकर दें, जवाब भी लिखित में माँगें और उन्हें ऑनबोर्डिंग से जुड़े अपने नोट्स के साथ रखें, क्योंकि छोटे कारोबार के पास सब्सक्रिप्शन लेने के बाद समस्याएँ पता लगाने का समय नहीं होता।

अच्छा सबूत कुछ ऐसा दिखता है: XML में एक सैंपल इनवॉइस, जिसमें क्रिप्टोग्राफ़िक स्टैम्प, काउंटर वैल्यू और पिछले इनवॉइस का हैश दिखे; सिमुलेशन एनवायरनमेंट में एक डेमो, जिसमें एक स्टैंडर्ड इनवॉइस क्लीयर हो और एक सरल इनवॉइस रिपोर्ट हो; ऑनबोर्डिंग के लिखित चरण; और इस बात का साफ़ जवाब कि अपडेट ZATCA के बदलावों के साथ कैसे आते हैं और क्या वे कीमत में शामिल हैं।

• क्या वेंडर ZATCA की सॉल्यूशन प्रोवाइडर्स डायरेक्टरी में है, और क्या मैंने ZATCA का नोट पढ़ लिया है?
• क्या यह आज फ़ेज़ 2 इंटीग्रेशन को सपोर्ट करता है?
• क्या इनवॉइस UBL 2.1 में XML हैं, जिनमें स्टैम्प, काउंटर और पिछले इनवॉइस का हैश हो?
• क्या यह स्टैंडर्ड इनवॉइस का क्लीयरेंस और सरल इनवॉइस की रिपोर्टिंग करता है?
• क्या भुगतान से पहले सिमुलेशन एनवायरनमेंट में टेस्ट किया जा सकता है?
• ऑनबोर्डिंग कौन संभालता है, और अपडेट कैसे दिए जाते हैं?

ऑनबोर्डिंग के विकल्प के रूप में पेश किए गए सर्टिफ़िकेट या अनुमोदन के किसी भी वादे से सावधान रहें। जो वेंडर कहता है कि उसके पास अनुमोदन या प्रमाणन है, लेकिन ZATCA की वेबसाइट पर ऐसी कोई चीज़ नहीं दिखा पाता, वह ऐसा दावा कर रहा है जिसके पीछे कुछ नहीं है। अगर कोई लोगो या बैज दिखे, तो पूछें कि वह ठीक-ठीक किस चीज़ को दर्शाता है। उस वेंडर से भी उतना ही सावधान रहें जो कभी ऑनबोर्डिंग का ज़िक्र ही नहीं करता।

दो और चेतावनियाँ। पहली, ऐसा सॉफ़्टवेयर जिसे आप भुगतान से पहले आज़मा न सकें, क्योंकि तब समस्याएँ पैसा खर्च होने के बाद ही पता चलती हैं। दूसरी, एक तय कीमत जिसे हमेशा का अनुपालन बताकर बेचा जाए, क्योंकि ZATCA की आवश्यकताएँ समय-समय पर बदलती रहती हैं और कोई नहीं जानता कि आगे क्या बदलेगा। पूछें कि सॉफ़्टवेयर को कौन अपडेट करेगा, और कब; अगर जवाब अस्पष्ट हों, तो कोई दूसरा वेंडर खोजें।

फ़ातूराज़ एक क्लाउड सॉफ़्टवेयर है, जिसे आप ब्राउज़र से इस्तेमाल करते हैं। यह फ़ेज़ 1 और फ़ेज़ 2 के लिए ZATCA की ई-इनवॉइसिंग आवश्यकताओं को सपोर्ट करता है: टैक्स इनवॉइस, सरल इनवॉइस और क्रेडिट नोट, हर एक QR कोड और क्रमवार नंबरिंग के साथ। फ़ातूराज़ ZATCA के अनुमोदन या प्रमाणन का कोई दावा नहीं करता, और न ही यह संकेत देता है कि यह ऑनबोर्डिंग का विकल्प बन सकता है: इसका इस्तेमाल उस ऑनबोर्डिंग की जगह नहीं लेता जिसे आपका कारोबार पूरा करता है।

Fatoora पोर्टल पर ऑनबोर्डिंग आप, यानी करदाता, करते हैं, और फ़ातूराज़ इसमें आपका मार्गदर्शन करता है। आप ईमेल एड्रेस से खुद साइन अप करते हैं, अपना वेब एड्रेस चुनते हैं और आपको एक निजी वर्कस्पेस और मुफ़्त ट्रायल मिलता है, जिसके लिए क्रेडिट कार्ड की ज़रूरत नहीं होती। ट्रायल ZATCA के सिमुलेशन एनवायरनमेंट में चलता है। स्टार्टर प्लान में इनवॉइसिंग, VAT और ZATCA ई-इनवॉइसिंग शामिल हैं; बिज़नेस प्लान में पॉइंट ऑफ़ सेल भी जुड़ जाता है।