सऊदी अरब में इनवॉइस की नंबरिंग और उन्हें सहेजकर रखना

क्योंकि बिना गैप वाली नंबर सीरीज़ यह साबित करती है कि आपके जारी किए हर इनवॉइस का हिसाब मौजूद है। ऑडिटर साल के पहले इनवॉइस से आखिरी इनवॉइस तक नंबरों का क्रम देख सकता है और जान सकता है कि कोई भी इनवॉइस हटाया नहीं गया। गैप सवाल खड़े करता है; लगातार चलने वाली सीरीज़ किसी के पूछने से पहले ही उनका जवाब दे देती है। इनवॉइसिंग में यह सबसे आसान नियंत्रण है, और आपके सॉफ़्टवेयर को इसे लागू करवाना चाहिए।

फ़ेज़ 2 में तकनीकी जाँचें भी जुड़ जाती हैं। हर इनवॉइस में इनवॉइस काउंटर वैल्यू और पिछले इनवॉइस का हैश होता है, जिससे इनवॉइस एक चेन में आपस में जुड़ जाते हैं, इसलिए हटाया गया या बदला गया इनवॉइस यह चेन तोड़ देता है। मान लें किसी कैफ़े की शिफ़्ट इनवॉइस 1118 पर खत्म होती है: अगली शिफ़्ट 1119 से शुरू होती है, और अगर 1090 गायब है, तो किसी को इसकी वजह बतानी होगी।

जिस कारोबार की एक दुकान रियाद में, एक दुकान जेद्दा में और तीन कैश रजिस्टर हैं, उसे इन सबके लिए एक ही नंबर काउंटर नहीं रखना चाहिए। आम तरीका यह है कि हर शाखा या कैश रजिस्टर की अलग सीरीज़ हो, जिसकी पहचान किसी प्रीफ़िक्स से हो, जैसे शाखा कोड, और हर सीरीज़ के भीतर नंबर क्रम से चलें। तब हर कैश रजिस्टर अपने आप में अलग काम करता है और फिर भी उसकी सीरीज़ लगातार बनी रहती है, जिसे समझाना आसान होता है।

फ़ेज़ 2 में अपने प्रोवाइडर से पूछें कि हर कैश रजिस्टर या शाखा का ZATCA के पास पंजीकरण कैसे होता है, और उसका अपना काउंटर और चेन कैसे बनाए रखे जाते हैं। अपनी नंबरिंग योजना लिख लें, उसकी एक कॉपी अपने अकाउंटेंट को दें, और जब भी कोई शाखा खोलें या बंद करें, उसे अपडेट करें। लिखी हुई योजना बाद में होने वाली बहस से बचाती है, और उस नए कर्मचारी की भी मदद करती है जो सोचता है कि प्रीफ़िक्स अलग-अलग क्यों हैं।

• हर शाखा या कैश रजिस्टर के लिए एक प्रीफ़िक्स
• क्रेडिट और डेबिट नोट के लिए अलग प्रीफ़िक्स, अगर इस्तेमाल हो
• नंबर जारी करते समय सिस्टम दे, हाथ से कभी टाइप न किए जाएँ
• चालू सीरीज़ में कोई टेस्ट इनवॉइस नहीं
• हर सीरीज़ की शुरुआती तारीख और आखिरी नंबर का नोट

जारी होने के बाद इनवॉइस अंतिम होता है। उसे न एडिट किया जाता है, न डिलीट, और उसका नंबर कभी किसी दूसरे इनवॉइस को नहीं दिया जाता। अगर आपको गलत कीमत, गलत ग्राहक या माल वापसी का पता चले, तो क्रेडिट नोट जारी करें, फिर एक नया सही इनवॉइस, जिसे अगला नंबर मिले। मूल इनवॉइस सीरीज़ में बना रहता है और सुधार उसके साथ दर्ज रहता है, ताकि रिकॉर्ड पढ़ने वाला कोई भी व्यक्ति समझ सके कि क्या हुआ।

क्रेडिट और डेबिट नोट भी ई-इनवॉइस ही हैं। हर एक को क्रम में अपना नंबर मिलता है, वह नंबर के ज़रिए मूल इनवॉइस का हवाला देता है और कारण बताता है, जैसे लौटाया गया आइटम या कीमत में सुधार। कुछ सिस्टम इनके लिए अलग सीरीज़ रखते हैं, कुछ इन्हें साझा सीरीज़ में रखते हैं; दोनों ही स्थितियों में न कोई गैप हो, न कोई नंबर दोहराया जाए। यह भी पूछें कि ड्राफ़्ट को नंबर कब मिलता है, क्योंकि छोड़े गए ड्राफ़्ट ऐसे गैप छोड़ सकते हैं जो डिलीट किए गए इनवॉइस जैसे दिखते हैं।

हर इनवॉइस को दो रूपों में सहेजकर रखें। पहला है संरचित फ़ाइल: फ़ेज़ 2 में इनवॉइस का डेटा UBL 2.1 फ़ॉर्मेट में एक XML फ़ाइल होता है, जिसके साथ उसका क्रिप्टोग्राफ़िक स्टैम्प और QR कोड होता है। दूसरा है पढ़ने योग्य कॉपी, आम तौर पर वह PDF जो आपके ग्राहक को मिला; PDF/A-3 फ़ाइल अपने अंदर XML भी रख सकती है। अगर आपसे कोई इनवॉइस दिखाने को कहा जाए, तो दोनों दें।

फिर उससे जुड़े कागज़ात भी रखें: बिक्री के पीछे का अनुबंध या ऑर्डर, डिलीवरी नोट, भुगतान का प्रमाण, हर क्रेडिट नोट का कारण, और सप्लायरों से मिले खरीद इनवॉइस। उदाहरण के लिए, चरणों में बिल बनाने वाले ठेकेदार को हर चरण के इनवॉइस को हस्ताक्षरित अनुबंध से और काम की प्रगति की उस पुष्टि से जोड़ना चाहिए जिस पर वह इनवॉइस आधारित है।

इनवॉइस और टैक्स रिकॉर्ड आम तौर पर छह साल तक सहेजकर रखे जाते हैं, लेकिन अपने मामले की पुष्टि अपने अकाउंटेंट या ZATCA से करें। जो चीज़ इतने लंबे समय तक सुरक्षित रहनी चाहिए, उसके लिए याददाश्त या किसी एक व्यक्ति के लैपटॉप पर भरोसा न करें: तय करें कि सहेजे गए रिकॉर्ड कहाँ रहेंगे, उनकी ज़िम्मेदारी किसकी है और उनमें कोई इनवॉइस कैसे खोजा जाता है।

अगर आपके प्रोवाइडर के सिस्टम फ़ेल हो जाएँ, तो उसके बैकअप आपको सुरक्षा देते हैं, लेकिन समय-समय पर अपना खुद का एक्सपोर्ट किसी दूसरी जगह भी रखें और जाँच लें कि वह खुलता है। ऑडिट के लिए आपको कोई भी इनवॉइस नंबर, तारीख या ग्राहक के आधार पर खोज पाना ज़रूरी है, और आपके अकाउंटेंट का एक्सेस सहेजकर रखने की पूरी अवधि तक काम करता रहना चाहिए, किसी कर्मचारी के नौकरी छोड़ देने या किसी शाखा के बंद हो जाने के बाद भी।

रिकॉर्ड सहेजकर रखने की ज़िम्मेदारी आपकी रहती है, सॉफ़्टवेयर की नहीं। कुछ भी रद्द करने से पहले सब कुछ एक्सपोर्ट कर लें: हर इनवॉइस XML के रूप में और पढ़ने योग्य कॉपी के रूप में, क्रेडिट और डेबिट नोट, ग्राहक, आइटम और भुगतान। एक्सपोर्ट को अपनी सीरीज़ से मिलाकर देखें: पहला और आखिरी नंबर मेल खाने चाहिए, और बीच में कोई गैप नहीं होना चाहिए। पूछें कि आपके छोड़ने के बाद प्रोवाइडर आपका डेटा कितने समय तक रखता है।

सिस्टम बदलने की योजना भी उतनी ही सावधानी से बनाएँ जितनी एक्सपोर्ट की। बदलाव की तारीख और पुराने सिस्टम का आखिरी इनवॉइस नंबर नोट करें, और तय करें कि नया सिस्टम वही नंबर आगे बढ़ाएगा या नए प्रीफ़िक्स से शुरू करेगा। दोनों ही स्थितियों में एक सीरीज़ बंद होती है और अगली खुलती है, बीच में बिना कुछ छूटे। पुराना एक्सपोर्ट किसी सुरक्षित जगह रखें; हो सकता है सालों बाद किसी सवाल का जवाब देने के लिए आपको इसकी ज़रूरत पड़े।