सऊदी अरब में अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर चुनना: खरीदार के लिए चेकलिस्ट

ऐसा सॉफ़्टवेयर देखें जो दोनों फ़ेज़ में ZATCA ई-इनवॉइस जारी करे, अरबी इनवॉइस प्रिंट करे, VAT की साफ़ रिपोर्ट दे, आपको अपना डेटा एक्सपोर्ट करने दे और ऐसी कीमत दिखाए जो आपको समझ आए। बाकी सब बोनस है। कैफ़े को सरल इनवॉइस के लिए कैश रजिस्टर भी चाहिए, और थोक व्यापारी को दुकानों के लिए साफ़-सुथरे टैक्स इनवॉइस। कोई भी डेमो देखने से पहले अपनी ज़रूरी चीज़ों की सूची खुद लिख लें।

यह चेकलिस्ट कानूनी दायित्वों से शुरू होकर रोज़ के काम और फिर व्यावसायिक शर्तों तक जाती है: पहले ई-इनवॉइसिंग, अरबी और VAT, फिर पॉइंट ऑफ़ सेल और क्लाउड एक्सेस, फिर डेटा, ट्रायल, कीमत और सपोर्ट। हर विकल्प के आगे हाँ, नहीं या अस्पष्ट लिखें, और जब तक वेंडर लिखित में जवाब न दे, अस्पष्ट को नहीं ही मानें, क्योंकि ज़बानी वादे पर भरोसा करना मुश्किल है।

4 दिसंबर 2021 से फ़ेज़ 1 लागू है: इनवॉइस इलेक्ट्रॉनिक और संरचित रूप में बनाए और सहेजकर रखे जाते हैं, और सरल इनवॉइस पर QR कोड होता है। फ़ेज़ 2 आपके सिस्टम को ज़कात, टैक्स और सीमा शुल्क प्राधिकरण (ZATCA) के Fatoora प्लेटफ़ॉर्म से जोड़ता है, उन वेव में जिन्हें ZATCA चुनता और घोषित करता है। अपनी वेव जानने के लिए उसकी घोषणाओं पर नज़र रखें, और ऐसा सॉफ़्टवेयर चुनें जो फ़ेज़ 2 को पहले से सपोर्ट करता हो, ताकि बाद में बदलना न पड़े।

यह साफ़ समझ लें कि ऑनबोर्डिंग कौन करता है। ZATCA से जुड़ने का काम करदाता करता है, वेंडर नहीं: आप Fatoora पोर्टल में एक वन-टाइम पासवर्ड (OTP) जनरेट करते हैं, और फिर सॉफ़्टवेयर सर्टिफ़िकेट का अनुरोध करता है और सैंपल इनवॉइस के साथ अनुपालन जाँच पास करता है। वेंडर आपका मार्गदर्शन कर सकता है, लेकिन यह काम आपकी ओर से नहीं कर सकता, इसलिए जो कोई इसके उलट वादा करे, उससे सावधान रहें और ये सवाल पूछें।

• ऑनबोर्डिंग के कौन-से चरण प्रोडक्ट में होते हैं, और कौन-से Fatoora पोर्टल पर?
• क्या पहले ZATCA के सिमुलेशन एनवायरनमेंट में अभ्यास किया जा सकता है?
• कई कैश रजिस्टर या शाखाओं का पंजीकरण कैसे होता है?
• अस्वीकार हुआ या अभी तक रिपोर्ट न हुआ इनवॉइस कहाँ दिखता है?

सऊदी अरब में इनवॉइस अरबी में होने चाहिए, और कोई दूसरी भाषा जोड़ी जा सकती है, इसलिए अरबी बुनियादी ज़रूरत है, कोई अतिरिक्त सुविधा नहीं। इनवॉइस से आगे भी देखें: क्या पूरी स्क्रीन टेबल, मेन्यू और कुल योग समेत दाएँ से बाएँ चलती है, या अरबी सिर्फ़ बाएँ से दाएँ वाले लेआउट में अनुवाद किए गए लेबल भर है? आपके कैशियर और अकाउंटेंट को यह फ़र्क रोज़ महसूस होगा।

अपने ही डेटा से परखें। ग्राहक का कोई लंबा अरबी नाम और ऐसा आइटम दर्ज करें जिसमें अरबी और अंग्रेज़ी टेक्स्ट मिला हो, फिर इनवॉइस प्रिंट करें और PDF खोलें। जाँचें कि नंबर, तारीखें और QR कोड वहीं हों जहाँ आप उम्मीद करते हैं, और कुछ भी कटा न हो। अगर आप विदेश के पार्टनरों के साथ काम करते हैं, तो पूछें कि क्या एक ही इनवॉइस में दोनों भाषाएँ दिख सकती हैं।

VAT की मानक दर 15% है, और कुछ सप्लाई शून्य दर वाली या छूट प्राप्त होती हैं। सॉफ़्टवेयर को इन्हें अलग-अलग रखना चाहिए और हर टैक्स अवधि के लिए बिक्री पर आउटपुट VAT और खरीद पर इनपुट VAT ऐसी रिपोर्ट में दिखाना चाहिए जिसे आपका अकाउंटेंट इस्तेमाल कर सके। फिर पूछें: क्या यह रिटर्न दाखिल करता है? रिटर्न करदाता ZATCA के अपने पोर्टल पर दाखिल करता है, इसलिए ऐसी रिपोर्ट की अपेक्षा रखें जो रिटर्न के लिए आँकड़े दे।

अगर आप काउंटर पर बेचते हैं, जैसे कोई कैफ़े, फ़ार्मेसी की खिड़की या दुकान, तो आपको ऐसा पॉइंट ऑफ़ सेल चाहिए जो तुरंत सरल इनवॉइस जारी करे और 24 घंटे के भीतर उसे ZATCA को रिपोर्ट करे। जाँचें कि कैश रजिस्टर और आपकी अकाउंटिंग एक ही सिस्टम में हों, ताकि बिक्री दोबारा दर्ज किए बिना अकाउंटिंग में दिखे, और पूछें कि दुकान में इंटरनेट चले जाने पर बिक्री का क्या होता है।

पूछें कि डेटा का मालिक कौन है और क्या आप उसे अपने साथ ले जा सकते हैं। इनवॉइस और टैक्स रिकॉर्ड आपके कारोबार के रिकॉर्ड हैं और आम तौर पर छह वर्ष तक सहेजकर रखे जाते हैं, इसलिए अपने मामले की पुष्टि अपने अकाउंटेंट से करें, और पक्का करें कि आप इनवॉइस उनकी XML फ़ाइलों समेत, ग्राहक और भुगतान मानक फ़ॉर्मेट में एक्सपोर्ट कर सकते हैं। पूछें कि सब्सक्रिप्शन रद्द करने पर आपके डेटा का क्या होता है, और वह कितने समय तक आपके लिए उपलब्ध रहता है।

क्लाउड एक्सेस का मतलब है कि आप ब्राउज़र में काम करते हैं: मालिक घर बैठे दिन की बिक्री देखता है, अकाउंटेंट दुकान पर आए बिना काम करता है, और आवश्यकताएँ बदलने पर वेंडर अपडेट इंस्टॉल करता है। पूछें कि बैकअप कहाँ रखे जाते हैं। फिर अपने आइटम और ग्राहकों के साथ सही मायने में ट्रायल पर ज़ोर दें, ZATCA के सिमुलेशन एनवायरनमेंट में, जहाँ टेस्ट इनवॉइस का कोई टैक्स प्रभाव नहीं होता।

कीमत लिखित में माँगें और पढ़ें कि उसमें क्या शामिल है: प्रति माह या प्रति वर्ष, प्रति यूज़र या प्रति शाखा, क्या पॉइंट ऑफ़ सेल और ऑनबोर्डिंग में मदद भी शामिल है, और अतिरिक्त शाखाओं की कीमत कितनी है। सबसे ज़रूरी, यह पूछें कि क्या कीमत पर VAT अलग से जुड़ता है। VAT के बिना 100 रियाल की कीमत 15% पर 115 रियाल हो जाती है, और दो ऑफ़र की तुलना करते समय यह मायने रखता है।

सपोर्ट की सबसे ज़्यादा ज़रूरत उस दिन पड़ती है जब कोई इनवॉइस अस्वीकार हो जाए या कोई समय-सीमा पास हो, इसलिए पूछें कि क्या आपके कामकाजी घंटों में अरबी में किसी व्यक्ति से बात हो सकती है, और किस माध्यम से। फिर नीचे दी गई सूची हर डेमो में साथ ले जाएँ, और वेंडर से कहें कि हर बिंदु का वर्णन करने के बजाय उसे स्क्रीन पर दिखाए, क्योंकि जो आप देखते हैं, वह सुनी हुई बात से ज़्यादा साफ़ होता है।

• अरबी में QR कोड के साथ एक स्टैंडर्ड और एक सरल इनवॉइस जारी करके दिखाएँ।
• मूल इनवॉइस से जुड़ा क्रेडिट नोट दिखाएँ।
• एक टैक्स अवधि की VAT रिपोर्ट दिखाएँ।
• दिखाएँ कि मेरे सभी इनवॉइस और ग्राहक कैसे एक्सपोर्ट होते हैं।
• दिखाएँ कि ZATCA के किसी इनवॉइस को अस्वीकार करने पर क्या होता है।