سعودی عرب میں اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر کا انتخاب: خریدار کے لیے چیک لسٹ

ایسا سافٹ ویئر تلاش کریں جو دونوں فیز میں زکوٰۃ، ٹیکس اور کسٹمز اتھارٹی (ZATCA) کے تقاضوں کے مطابق ای انوائسز جاری کرے، عربی انوائسز پرنٹ کرے، VAT کی واضح رپورٹ دے، آپ کو اپنا ڈیٹا ایکسپورٹ کرنے دے، اور جس کی قیمت آپ کی سمجھ میں آئے۔ باقی سب اضافی فائدہ ہے۔ کیفے کو سادہ انوائسز کے لیے کیش رجسٹر بھی چاہیے؛ ہول سیلر کو دکانوں کے لیے صاف ستھری ٹیکس انوائسز چاہئیں۔ کوئی بھی ڈیمو دیکھنے سے پہلے اپنی لازمی ضروریات کی فہرست خود لکھ لیں۔

یہ چیک لسٹ قانونی ذمہ داریوں سے روزمرہ کام اور پھر تجارتی شرائط کی طرف جاتی ہے: پہلے ای انوائسنگ، عربی اور VAT، پھر پوائنٹ آف سیل اور کلاؤڈ رسائی، پھر ڈیٹا، آزمائش، قیمت اور سپورٹ۔ ہر آپشن کے آگے "ہاں"، "نہیں" یا "غیر واضح" لکھیں، اور جب تک پرووائیڈر تحریری جواب نہ دے، "غیر واضح" کو "نہیں" سمجھیں، کیونکہ زبانی وعدے پر بھروسہ کرنا مشکل ہوتا ہے۔

فیز 1 کا اطلاق 4 دسمبر 2021 سے ہو رہا ہے: انوائسز منظم شکل میں الیکٹرانک طریقے سے بنائی اور محفوظ کی جاتی ہیں، اور سادہ انوائسز پر QR کوڈ ہوتا ہے۔ فیز 2 میں آپ کا سسٹم ZATCA کے Fatoora پلیٹ فارم سے منسلک ہوتا ہے، ان ویوز میں جنہیں ZATCA منتخب کرتی ہے اور جن کا اعلان کرتی ہے۔ اپنی ویو جاننے کے لیے اس کے اعلانات پر نظر رکھیں، اور ایسا سافٹ ویئر منتخب کریں جو ابھی سے فیز 2 کو سپورٹ کرتا ہو، تاکہ بعد میں اسے بدلنا نہ پڑے۔

یہ واضح رہے کہ آن بورڈنگ کون کرتا ہے۔ ZATCA سے منسلک ہونے کا کام ٹیکس دہندہ کرتا ہے، سافٹ ویئر پرووائیڈر نہیں: آپ Fatoora پورٹل میں ایک بار استعمال ہونے والا پاس ورڈ (OTP) بناتے ہیں، پھر سافٹ ویئر سرٹیفکیٹس کی درخواست کرتا ہے اور نمونے کی انوائسز کے ذریعے تعمیل کی جانچ پاس کرتا ہے۔ پرووائیڈر آپ کی رہنمائی کر سکتا ہے، لیکن آپ کی جگہ یہ کام نہیں کر سکتا، اس لیے جو کوئی اس کے برعکس وعدہ کرے اس سے محتاط رہیں، اور یہ سوالات پوچھیں۔

• آن بورڈنگ کے کون سے مراحل سافٹ ویئر کے اندر ہوتے ہیں، اور کون سے Fatoora پورٹل پر؟
• کیا پہلے ZATCA کے سمیولیشن ماحول میں مشق کی جا سکتی ہے؟
• کئی کیش رجسٹرز یا برانچوں کا اندراج کیسے ہوتا ہے؟
• مسترد ہونے والی یا ابھی تک رپورٹ نہ ہونے والی انوائس کہاں نظر آتی ہے؟

سعودی عرب میں انوائسز کا عربی میں ہونا لازمی ہے، اور دوسری زبان شامل کی جا سکتی ہے، اس لیے عربی بنیادی ضرورت ہے، کوئی اضافی سہولت نہیں۔ صرف انوائس تک محدود نہ رہیں: کیا جدولوں، مینیوز اور کل رقوم سمیت پوری اسکرین دائیں سے بائیں چلتی ہے، یا عربی محض بائیں سے دائیں والے لے آؤٹ میں ترجمہ شدہ لیبلز ہیں؟ آپ کے کیشیئر اور اکاؤنٹنٹ کو یہ فرق روزانہ محسوس ہوگا۔

اپنے ڈیٹا کے ساتھ آزمائیں۔ کسی گاہک کا لمبا عربی نام اور ایسا آئٹم درج کریں جس میں عربی اور انگریزی متن ملا ہوا ہو، پھر انوائس پرنٹ کریں اور PDF کھولیں۔ چیک کریں کہ اعداد، تاریخیں اور QR کوڈ وہیں ہوں جہاں آپ توقع کرتے ہیں اور کچھ بھی کٹا ہوا نہ ہو۔ اگر آپ کا بیرونِ ملک شراکت داروں سے واسطہ ہے تو پوچھیں کہ کیا ایک ہی انوائس میں دونوں زبانیں دکھائی جا سکتی ہیں۔

VAT کی معیاری شرح 15% ہے، اور کچھ سپلائیز زیرو ریٹڈ یا مستثنیٰ ہیں۔ سافٹ ویئر کو انہیں الگ الگ رکھنا چاہیے اور ٹیکس کی ہر مدت کے لیے فروخت پر آؤٹ پٹ VAT اور خریداریوں پر ان پٹ VAT ایسی رپورٹ میں دکھانا چاہیے جسے آپ کا اکاؤنٹنٹ استعمال کر سکے۔ پھر پوچھیں: کیا یہ ریٹرن فائل کرتا ہے؟ ریٹرن ٹیکس دہندہ خود ZATCA کے اپنے پورٹل پر فائل کرتا ہے، اس لیے ایسی رپورٹ کی توقع رکھیں جو ریٹرن کے لیے اعداد و شمار فراہم کرے۔

اگر آپ کاؤنٹر پر بیچتے ہیں، جیسے کیفے، فارمیسی کی کھڑکی یا دکان، تو آپ کو ایسا پوائنٹ آف سیل چاہیے جو فوراً سادہ انوائس جاری کرے اور اسے 24 گھنٹوں کے اندر ZATCA کو رپورٹ کرے۔ چیک کریں کہ کیش رجسٹر اور آپ کے اکاؤنٹس ایک ہی سسٹم میں ہوں، تاکہ فروخت دوبارہ درج کیے بغیر اکاؤنٹس میں نظر آئے، اور پوچھیں کہ دکان میں انٹرنیٹ چلا جائے تو فروخت کا کیا ہوتا ہے۔

پوچھیں کہ ڈیٹا کا مالک کون ہے اور کیا آپ اسے اپنے ساتھ لے جا سکتے ہیں۔ انوائسز اور ٹیکس ریکارڈ آپ کے کاروبار کا ریکارڈ ہیں اور عموماً چھ سال تک محفوظ رکھے جاتے ہیں، اس لیے اپنی صورتحال کی تصدیق اپنے اکاؤنٹنٹ سے کریں اور یقینی بنائیں کہ آپ انوائسز کو ان کی XML فائلوں سمیت، اور گاہکوں اور ادائیگیوں کو معیاری فارمیٹس میں ایکسپورٹ کر سکتے ہیں۔ یہ بھی پوچھیں کہ سبسکرپشن منسوخ کرنے پر آپ کے ڈیٹا کا کیا ہوتا ہے، اور وہ کتنے عرصے تک آپ کو دستیاب رہتا ہے۔

کلاؤڈ رسائی کا مطلب ہے کہ آپ براؤزر میں کام کرتے ہیں: مالک گھر بیٹھے دن کی فروخت دیکھ لیتا ہے، اکاؤنٹنٹ دکان پر آئے بغیر کام کرتا ہے، اور تقاضے بدلنے پر پرووائیڈر اپ ڈیٹس انسٹال کرتا ہے۔ پوچھیں کہ بیک اپ کہاں رکھے جاتے ہیں۔ پھر اپنے آئٹمز اور گاہکوں کے ساتھ حقیقی آزمائش پر اصرار کریں، ZATCA کے سمیولیشن ماحول میں، جہاں ٹیسٹ انوائسز کا کوئی ٹیکس اثر نہیں ہوتا۔

قیمت تحریری طور پر مانگیں اور پڑھیں کہ اس میں کیا شامل ہے: فی ماہ یا فی سال، فی صارف یا فی برانچ، کیا پوائنٹ آف سیل اور آن بورڈنگ میں مدد بھی اس میں شامل ہیں، اور اضافی برانچوں کی قیمت کیا ہے۔ سب سے بڑھ کر یہ پوچھیں کہ کیا اس پر VAT الگ سے لگے گا۔ VAT کے بغیر 100 ریال کی قیمت 15% کے ساتھ 115 ریال بن جاتی ہے، اور دو پیشکشوں کا موازنہ کرتے وقت یہ فرق اہم ہے۔

سپورٹ کی سب سے زیادہ ضرورت اس دن پڑتی ہے جب کوئی انوائس مسترد ہو جائے یا کوئی آخری تاریخ قریب ہو، اس لیے پوچھیں کہ کیا آپ کے کام کے اوقات میں کسی شخص سے عربی میں رابطہ ہو سکتا ہے، اور کس ذریعے سے۔ پھر ہر ڈیمو میں نیچے دی گئی فہرست ساتھ لے جائیں، اور پرووائیڈر سے کہیں کہ ہر نکتہ بیان کرنے کے بجائے اسکرین پر کر کے دکھائے، کیونکہ آنکھوں سے دیکھی چیز سنی ہوئی بات سے زیادہ واضح ہوتی ہے۔

• عربی میں QR کوڈ کے ساتھ ایک اسٹینڈرڈ ٹیکس انوائس اور ایک سادہ ٹیکس انوائس جاری کریں۔
• ایسا کریڈٹ نوٹ دکھائیں جو اپنی اصل انوائس سے منسلک ہو۔
• ٹیکس کی ایک مدت کی VAT رپورٹ دکھائیں۔
• دکھائیں کہ میں اپنی تمام انوائسز اور گاہک کیسے ایکسپورٹ کروں۔
• دکھائیں کہ جب ZATCA کوئی انوائس مسترد کرتی ہے تو کیا ہوتا ہے۔