آپ کی 90 دن کی مفت آزمائش: پہلے ہفتوں میں کیا کریں

اپنے کاروباری ای میل ایڈریس سے سائن اپ کریں؛ شروع کرنے کے لیے کریڈٹ کارڈ کی ضرورت نہیں۔ آپ کو تصدیق کی ایک ای میل ملے گی، اور جیسے ہی آپ اس کی تصدیق کریں، فاتوراز آپ کا ورک اسپیس بنا دیتا ہے، یعنی وہ نجی جگہ جہاں آپ کی کمپنی کا ڈیٹا رہتا ہے۔ اس شخص کی ای میل استعمال کریں جو اکاؤنٹ کا مالک ہوگا، عموماً کاروبار کا مالک یا فنانس مینیجر، کیونکہ زیادہ امکان یہی ہے کہ بعد میں سبسکرپشن بھی وہی سنبھالے گا۔

آزمائش کو اسکرینوں کی سیر نہیں بلکہ اپنے اصل روزمرہ کام کی ریہرسل سمجھیں۔ پہلے سے طے کر لیں کہ آپ کیا جاننا چاہتے ہیں: کیا انوائسز عربی اور انگریزی میں درست نظر آتی ہیں، کیا آپ کا اکاؤنٹنٹ VAT رپورٹس سے مطمئن ہے، کیا کیشیئر شفٹ بند کر سکتا ہے۔ سوالات کی ایک مختصر فہرست ہو تو 90 دن یوں ہی ہاتھ سے نہیں نکلتے۔

آغاز کمپنی پروفائل سے کریں، کیونکہ ہر دستاویز میں تفصیلات وہیں سے آتی ہیں: عربی اور انگریزی میں قانونی نام، پتہ، VAT رجسٹریشن نمبر اور لوگو۔ یہاں کی غلطیاں بعد میں ہر انوائس پر نظر آئیں گی۔ پھر چند حقیقی گاہک شامل کریں، جن میں VAT نمبر والے کاروباری گاہک بھی ہوں، تاکہ آپ دیکھ سکیں کہ اسٹینڈرڈ انوائسز عام گاہکوں والی انوائسز سے کس طرح مختلف ہوتی ہیں۔

اس کے بعد وہ آئٹمز اور سروسز شامل کریں جو آپ واقعی فروخت کرتے ہیں، ان کی قیمتوں اور درست VAT ٹریٹمنٹ کے ساتھ، اور بعد میں ادائیگی کرنے والے گاہکوں کے لیے ادائیگی کی شرائط طے کریں، جیسے فوری، 15 دن یا 30 دن۔ شروع کرنے کے لیے چند درجن آئٹمز کافی ہیں؛ جب اعتماد ہو جائے تو باقی شامل کر لیں۔ ایک مختصر اور حقیقت پر مبنی کیٹلاگ جلدی میں بنائے گئے لمبے کیٹلاگ سے آپ کو زیادہ سکھاتا ہے۔

آپ کا آزمائشی ورک اسپیس ZATCA کے سمیولیشن ماحول سے منسلک ہے، جو اصل ماحول سے الگ ہے۔ اس کا مطلب ہے کہ آزمائشی ورک اسپیس میں کوئی اصل انوائس موجود نہیں ہوتی: آپ جو کچھ بھی جاری کریں وہ مشق ہے، جس کا کوئی ٹیکس اثر نہیں۔ اس آزادی سے فائدہ اٹھا کر وہ صورتیں آزمائیں جو کسی حقیقی گاہک کے ساتھ پریشانی کا باعث بنتیں، جن میں غلطیاں اور ان کی درستی بھی شامل ہے۔

کسی کاروباری گاہک کے نام اسٹینڈرڈ ٹیکس انوائس اور کسی عام گاہک کے لیے سادہ انوائس جاری کریں، پھر ان میں سے ایک کو کریڈٹ نوٹ سے درست کریں، ایک جزوی ادائیگی درج کریں اور دیکھیں کہ انوائس اپنی بقایا رقم کے ساتھ جزوی ادا شدہ دکھائی دیتی ہے۔ اپنے اکاؤنٹنٹ سے VAT رپورٹ دیکھنے کو کہیں۔ مقصد یہ ہے کہ آپ عمومی نمونوں کے بجائے اپنی ہی دستاویزات عربی اور انگریزی میں دیکھیں۔ سبسکرائب کرنے سے پہلے جو کچھ بھی درست کرنے کی ضرورت ہو اسے نوٹ کر لیں۔

• کسی کاروباری گاہک کے نام اسٹینڈرڈ ٹیکس انوائس، ادائیگی کی شرط کے ساتھ
• عام گاہک کو فروخت کے لیے QR کوڈ والی سادہ ٹیکس انوائس
• کسی انوائس کے حوالے سے کریڈٹ نوٹ، پھر اضافی چارج کے لیے ڈیبٹ نوٹ
• ایک جزوی ادائیگی، پھر اسی گاہک کے لحاظ سے فلٹر کی گئی کھلی انوائسز کی فہرست
• VAT رپورٹ، جس کا جائزہ آپ کا اکاؤنٹنٹ لے

اگر آپ دکان، کیفے یا کاؤنٹر والا کوئی اور کاروبار چلاتے ہیں تو POS آزمائیں، جو بزنس پلان کا حصہ ہے۔ ایک مکمل شفٹ چلا کر دیکھیں: سیشن کھولیں، بارکوڈ اسکین کر کے فروخت کریں، تقسیم شدہ ادائیگی وصول کریں، عربی رسید پرنٹ کریں اور آخر میں سیشن بند کریں۔ یہ کام خود کرنے کے بجائے کسی حقیقی کیشیئر سے کروائیں، کیونکہ خصوصیات کی لمبی فہرست سے زیادہ اہم رفتار اور وضاحت ہے۔

پھر ان لوگوں کو مدعو کریں جو سسٹم استعمال کریں گے: اکاؤنٹنٹ، کیشیئر اور سیلز اسٹاف۔ ایک ہی لاگ ان مل کر استعمال کرنے کے بجائے ہر شخص کو اس کا اپنا لاگ ان دیں۔ صارفین کی تعداد پلان پر منحصر ہے، اس لیے پوری ٹیم کو مدعو کرنے سے پہلے پلان کی تفصیلات دیکھ لیں اور طے کریں کہ آزمائش کے دوران واقعی کس کو رسائی کی ضرورت ہے۔ ایک ہفتے بعد ہر صارف سے پوچھیں کہ کس چیز نے ان کا کام سست کیا اور انہیں کیا پسند آیا۔

پہلے دن لکھے گئے سوالات پر واپس جائیں اور ہر ایک کا جواب آزمائش سے ملنے والے ثبوت کی بنیاد پر دیں۔ کیا انوائسز درست اور پڑھنے میں آسان تھیں؟ کیا اکاؤنٹنٹ نے VAT رپورٹ قبول کی؟ کیا کیشیئر نے کسی مدد کے بغیر شفٹ بند کی؟ گن لیں کہ کتنے لوگوں کو لاگ ان کرنا ہوگا اور اسی حساب سے پلان منتخب کریں: اسٹارٹر پلان میں انوائسنگ، بلنگ اور ای انوائسنگ شامل ہیں، اور بزنس پلان میں ان کے ساتھ POS بھی ملتا ہے۔

قیمتوں میں VAT شامل نہیں، اس لیے موازنہ کرتے وقت اسے بھی حساب میں رکھیں۔ فیصلہ آخری دن پر نہ چھوڑیں؛ کوشش کریں کہ آزمائش ختم ہونے سے تقریباً ایک ہفتہ پہلے فیصلہ کر لیں، تاکہ سبسکرپشن، ZATCA کے ساتھ آن بورڈنگ اور ٹیم کی تربیت ایک ہی سہ پہر میں نہ سمیٹنی پڑے۔ اگر پروڈکٹ آپ کے لیے موزوں نہ ہو تو انکار کرنا بھی ایک بالکل ٹھیک نتیجہ ہے، اور اگلے حصے میں بتایا گیا ہے کہ پھر کیا ہوتا ہے۔

اصل ای انوائسنگ آزمائش کا حصہ نہیں۔ یہ سبسکرائب کرنے اور ZATCA آن بورڈنگ مکمل کرنے کے بعد فعال ہوتی ہے، جس میں آپ Fatoora پورٹل میں OTP بناتے ہیں اور باقی مراحل میں فاتوراز آپ کی رہنمائی کرتا ہے۔ تب تک آپ کی جاری کردہ کوئی بھی انوائس اصل ٹیکس انوائس نہیں ہوتی۔ ہمیشہ کی طرح ZATCA کے تازہ ترین اعلانات دیکھیں اور اپنی ویو اور اس کی تاریخوں کے بارے میں اپنے اکاؤنٹنٹ سے پوچھیں۔

اگر آپ سبسکرائب نہیں کرتے تو ورک اسپیس معطل کر دیا جاتا ہے اور آپ کا ڈیٹا 30 دن تک محفوظ رکھا جاتا ہے، تاکہ آپ اب بھی سبسکرائب کر سکیں یا جو ضروری ہو ایکسپورٹ کر لیں۔ اس مدت کے بعد اسے محفوظ طریقے سے آرکائیو کیا جاتا ہے اور پھر ڈیٹا محفوظ رکھنے کی پالیسی کے مطابق حذف کر دیا جاتا ہے۔ اگر آپ کو یقین نہ ہو تو 30 دن کی مدت ختم ہونے سے پہلے سبسکرائب کر لیں یا ڈیٹا ایکسپورٹ کر لیں؛ اس سے پہلے نہ کچھ آرکائیو کیا جاتا ہے اور نہ حذف۔