ZATCA ای انوائسنگ فیز 2: چھوٹے کاروباروں کے لیے ایک عملی چیک لسٹ

فیز 1، یعنی جنریشن فیز، دسمبر 2021 سے لاگو ہے۔ اس میں انوائسز کا الیکٹرانک طریقے سے بنایا جانا ضروری ہے، اس لیے ہاتھ سے لکھی انوائسز کی اب کوئی گنجائش نہیں، اور جاری ہونے کے بعد انوائس میں نہ ترمیم کی جا سکتی ہے اور نہ اسے حذف کیا جا سکتا ہے۔ سادہ انوائسز پر QR کوڈ ہونا بھی ضروری ہے۔ اگر آپ پہلے سے ایسی انوائسز جاری کر رہے ہیں جو ان قواعد پر پوری اترتی ہیں تو آپ فیز 1 مکمل کر چکے ہیں۔

فیز 2، یعنی انٹیگریشن فیز، اس سے آگے کا قدم ہے: آپ کے انوائسنگ سافٹ ویئر کا زکوٰۃ، ٹیکس اور کسٹمز اتھارٹی (ZATCA) کے Fatoora پلیٹ فارم سے منسلک ہونا اور اس کے ساتھ انوائس ڈیٹا کا تبادلہ کرنا ضروری ہے۔ اسے ٹیکس دہندگان کی آمدنی کی بنیاد پر ویوز میں نافذ کیا جا رہا ہے، اور ZATCA ہر ویو کو پیشگی مطلع کرتی ہے، اس لیے پہلا عملی قدم یہ معلوم کرنا ہے کہ آپ کے کاروبار کو اطلاع ملی ہے یا نہیں، اور کب۔

کاروباروں اور سرکاری اداروں کو جاری کی جانے والی انوائسز اسٹینڈرڈ ٹیکس انوائسز ہوتی ہیں۔ فیز 2 میں یہ کلیئر کی جاتی ہیں: انوائس پہلے ZATCA کو جاتی ہے، اور ZATCA کے قبول کرنے کے بعد ہی خریدار کو جاری کی جاتی ہے۔ دکانوں اور کمپنیوں کو انوائسز جاری کرنے والا ہول سیل ڈسٹری بیوٹر اسی طرح کام کرتا ہے، اس لیے انوائس بناتے وقت اس کے پاس چالو کنکشن ہونا ضروری ہے۔

عام گاہکوں کی انوائسز سادہ ٹیکس انوائسز ہوتی ہیں۔ یہ فوراً گاہک کے حوالے کر دی جاتی ہیں، جیسے کیفے کے کاؤنٹر یا دکان کے کیش کاؤنٹر پر، اور پھر 24 گھنٹوں کے اندر ZATCA کو رپورٹ کی جاتی ہیں۔ کریڈٹ نوٹ اور ڈیبٹ نوٹ بھی ای انوائس ہیں، اس لیے ریفنڈ یا قیمت کی درستی اسی راستے سے گزرتی ہے جس سے متعلقہ فروخت گزری تھی۔ فیز 2 کی ہر انوائس میں نیچے دیے گئے تکنیکی عناصر بھی ہوتے ہیں۔

• UBL 2.1 فارمیٹ میں XML فائل کی صورت میں انوائس کا ڈیٹا
• ہر انوائس پر دستخط کرنے والا کرپٹوگرافک اسٹیمپ
• انوائس پر QR کوڈ
• انوائس کاؤنٹر، جو انوائسز کو ترتیب وار نمبر دیتا ہے
• پچھلی انوائس کا ہیش، جو انوائسز کو ایک زنجیر کی صورت میں آپس میں جوڑتا ہے

سافٹ ویئر سے پہلے حقائق سے آغاز کریں۔ تصدیق کریں کہ ZATCA نے آپ کے کاروبار کو مطلع کیا ہے یا نہیں، اور کب؛ آپ جو انوائسز جاری کرتے ہیں ان کی اقسام کی فہرست بنائیں (اسٹینڈرڈ، سادہ، کریڈٹ اور ڈیبٹ نوٹس)؛ اور لکھ لیں کہ انوائسز کہاں بنتی ہیں: بیک آفس میں، POS کاؤنٹر پر یا کسی برانچ میں۔ ایک ریسٹورنٹ اور ایک تجارتی کمپنی کی فہرستیں آخرکار ایک دوسرے سے بہت مختلف ہوں گی۔

پھر اپنے ٹولز چیک کریں۔ آپ کے انوائسنگ سسٹم کو خاص طور پر فیز 2 کو سپورٹ کرنا چاہیے، صرف فیز 1 کے QR کوڈ کو نہیں، اور آپ کی کمپنی میں کسی کے پاس Fatoora پورٹل تک رسائی ہونی چاہیے۔ جس تاریخ تک آپ کا لائیو ہونا لازمی ہے، اس سے پہلے ایک مکمل ٹیسٹ رن کے لیے وقت رکھیں، اس کے بعد نہیں، اور آخری لمحے تک انتظار نہ کریں کہ تب جا کر معلوم ہو کہ آپ کا سافٹ ویئر یا آپ کا اکاؤنٹ تیار نہیں ہے۔

• ZATCA کی اطلاع سے اپنی ویو اور اس کی تاریخ کی تصدیق کریں
• ہر وہ جگہ لکھیں جہاں انوائس بنتی ہے: دفتر، کیش کاؤنٹرز، برانچیں
• چیک کریں کہ آپ کا سافٹ ویئر فیز 2 کی انٹیگریشن کو سپورٹ کرتا ہے، صرف QR کوڈ کو نہیں
• یقینی بنائیں کہ آپ کی کمپنی میں کوئی Fatoora پورٹل میں لاگ ان کر سکتا ہے
• طے کریں کہ مسترد شدہ یا نہ بھیجی گئی انوائسز کا روزانہ جائزہ کون لے گا

آن بورڈنگ ٹیکس دہندہ خود کرتا ہے، سافٹ ویئر پرووائیڈر نہیں۔ آپ Fatoora پورٹل میں ایک بار استعمال ہونے والا پاس ورڈ (OTP) بناتے ہیں اور اسے اپنے انوائسنگ سافٹ ویئر میں درج کرتے ہیں، جس کے بعد سافٹ ویئر ZATCA کے پاس رجسٹر ہو جاتا ہے۔ اس کا نتیجہ سرٹیفکیٹس کا ایک سیٹ ہوتا ہے جسے CSID کہا جاتا ہے: تعمیل کا سرٹیفکیٹ، جو ٹیسٹنگ کے دوران استعمال ہوتا ہے، اور پروڈکشن سرٹیفکیٹ، جس سے اصل انوائسز پر دستخط کیے جاتے ہیں۔

چونکہ OTP اور سرٹیفکیٹس آپ کے کاروبار کی ملکیت ہیں، اس لیے لکھ لیں کہ آن بورڈنگ کس نے کی اور کب کی۔ اگر آپ کئی جگہوں سے انوائسز جاری کرتے ہیں، جیسے کئی کیش کاؤنٹرز یا برانچیں، تو اپنے پرووائیڈر سے پوچھیں کہ ہر ایک کی رجسٹریشن کیسے ہوتی ہے۔ فاتوراز آپ کے ورک اسپیس کے اندر ان مراحل میں آپ کی رہنمائی کرتا ہے، لیکن OTP ہمیشہ آپ کے اپنے Fatoora اکاؤنٹ سے ہی آتا ہے۔

ZATCA ایک سمیولیشن ماحول فراہم کرتی ہے، جو اصل (پروڈکشن) ماحول سے الگ ہے، جہاں آپ ایسی ٹیسٹ انوائسز جاری کر سکتے ہیں جن کا کوئی ٹیکس اثر نہیں ہوتا۔ اس میں اپنی حقیقی صورتیں آزمائیں: کسی کمپنی کے لیے اسٹینڈرڈ انوائس، کیش کاؤنٹر پر سادہ انوائس، سامان کی واپسی پر کریڈٹ نوٹ، اور ایسا گاہک جس کی تفصیلات نامکمل ہوں۔ اپنے ڈیٹا کی کمیاں ابھی دور کر لیں، جب کسی غلطی سے کوئی نقصان نہیں ہوتا۔

ان لوگوں کو شامل کریں جو یہ کام روزانہ کریں گے: کیشیئر، اکاؤنٹنٹ، اور جو بھی گاہکوں کو انوائسز بھیجتا ہے۔ ان سے کہیں کہ وہ معلوم کریں کہ مسترد شدہ انوائس کہاں نظر آتی ہے اور اس کے بعد کیا کرنا ہے۔ فاتوراز کا آزمائشی ورک اسپیس پہلے سے سمیولیشن ماحول پر چلتا ہے، اس لیے آپ ایک بھی اصل انوائس جاری کیے بغیر مشق کر سکتے ہیں، اور پھر جو باتیں آپ کے مشاہدے میں آئیں انہیں نوٹ کر لیں تاکہ لائیو ہونے سے پہلے سیٹنگز درست کی جا سکیں۔

اکثر ہونے والی ایک غلطی یہ ہے کہ جاری شدہ انوائس کو قابلِ ترمیم سمجھ لیا جائے۔ ای انوائسنگ کے قواعد کے تحت جاری شدہ انوائس نہ تبدیل کی جاتی ہے اور نہ حذف کی جاتی ہے؛ درستی کریڈٹ نوٹ یا ڈیبٹ نوٹ کے ذریعے ہوتی ہے۔ دوسری غلطی یہ ہے کہ دکان کا انٹرنیٹ ایک دن کے لیے بند ہو تو سادہ انوائسز کی رپورٹنگ کی 24 گھنٹے کی مہلت بھلا دی جائے، اس لیے پہلے سے طے کر لیں کہ کون چیک کرے گا کہ سب کچھ رپورٹ ہو چکا ہے۔

اپنا ٹیکس ریکارڈ قانونی طور پر مقررہ مدت تک محفوظ رکھیں، جو عام طور پر چھ سال ہے، اور درست تقاضے کی تصدیق اپنے اکاؤنٹنٹ سے کریں۔ قواعد، ویوز کی تاریخیں اور تکنیکی تفصیلات بدل سکتی ہیں، اس لیے کسی بھی گائیڈ پر، جس میں یہ گائیڈ بھی شامل ہے، عمل کرنے سے پہلے ZATCA کے تازہ ترین اعلانات دیکھیں اور اپنے اکاؤنٹنٹ سے پوچھیں، اور ان تفصیلات کو یادداشت کے سہارے نہ چھوڑیں۔