انوائسز اور دستاویزات
UBL XML
UBL XML وہ منظم ڈیٹا فائل ہے جو UBL 2.1 فارمیٹ میں لکھی جاتی ہے اور فیز 2 کی ہر ای انوائس میں QR کوڈ اور کرپٹوگرافک اسٹیمپ کے ساتھ شامل ہوتی ہے۔ اس میں فروخت کنندہ اور خریدار کی تفصیلات، انوائس کی لائنیں اور VAT کی رقوم ایسی شکل میں ہوتی ہیں جسے ZATCA کے سسٹمز خود بخود پڑھ لیتے ہیں۔
اس کا مطلب
جو انوائس آپ کا گاہک دیکھتا ہے، اس کے پیچھے ایک دوسرا ورژن بھی ہوتا ہے جو مشینوں کے لیے بنایا جاتا ہے۔ فیز 2 میں یہ ورژن UBL 2.1 فارمیٹ میں ترتیب دی گئی ایک XML فائل ہوتی ہے، جس میں ہر چیز کی ایک مقررہ جگہ ہوتی ہے: فروخت کنندہ، خریدار، انوائس کی ہر لائن، اس پر VAT اور کل رقم۔ چونکہ یہ ترتیب پہلے سے طے شدہ ہے، اس لیے ZATCA کے سسٹمز ہر انوائس کو ایک ہی طریقے سے پڑھ سکتے ہیں۔
یہ فائل آپ کو کبھی ہاتھ سے نہیں لکھنی پڑے گی۔ جب بھی آپ انوائس جاری کرتے ہیں، آپ کا انوائسنگ سسٹم یہ فائل بناتا ہے، پھر اس میں کرپٹوگرافک اسٹیمپ، QR کوڈ، UUID، انوائس کاؤنٹر ویلیو اور پچھلی انوائس کا ہیش شامل کرتا ہے۔ البتہ سسٹم کوئی چھوٹی ہوئی تفصیل پوری نہیں کر سکتا: اگر اسکرین پر خریدار کا VAT نمبر یا کسی لائن کی VAT کیٹیگری خالی ہو تو فائل بھی نامکمل ہو گی۔
فرض کریں ایک ہول سیلر کسی سپر مارکیٹ کو انوائس جاری کر رہا ہے۔ کلرک معمول کی انوائس اسکرین بھرتا ہے اور کوئی تکنیکی تفصیل دیکھے بغیر "جاری کریں" دباتا ہے؛ اسکرین کے پیچھے سسٹم XML تیار کرتا ہے اور اسے کلیئرنس کے لیے ZATCA کو بھیج دیتا ہے۔ اگر آپ کو ایسی کاپی بھی چاہیے جسے لوگ پڑھ سکیں، تو ایک PDF/A-3 فائل اپنے اندر XML رکھ سکتی ہے، یوں ایک ہی دستاویز گاہک اور سسٹم دونوں کے کام آتی ہے۔
عملی طور پر
- اپنے سافٹ ویئر پرووائیڈر سے تصدیق کروائیں کہ ان کا سافٹ ویئر فیز 2 کے لیے UBL 2.1 XML بناتا ہے۔
- "جاری کریں" دبانے سے پہلے خریدار، لائنوں اور VAT کی تفصیلات پوری طرح بھریں۔
- ہر انوائس کی XML فائل اس کی کسی بھی PDF کاپی کے ساتھ محفوظ رکھیں۔
- ZATCA کے سمیولیشن ماحول میں نمونے کی انوائسز جاری کریں اور چیک کریں کہ وہ قبول ہو جاتی ہیں۔
UBL XML کے بارے میں سوالات
کیا UBL XML فائل خود بنانی یا اس میں ترمیم کرنی پڑتی ہے؟
نہیں۔ انوائس جاری کرتے وقت آپ جو تفصیلات درج کرتے ہیں، انہی سے آپ کا انوائسنگ سسٹم یہ فائل بناتا ہے، اس لیے آپ کا کام مکمل اور درست تفصیلات درج کرنا اور ایسا سافٹ ویئر منتخب کرنا ہے جو فیز 2 کو سپورٹ کرتا ہو۔ اگر کسی انوائس میں کوئی چیز غلط نکلے تو اس کی تصحیح کریڈٹ نوٹ یا ڈیبٹ نوٹ کے ذریعے ہوتی ہے جس میں اصل انوائس کا حوالہ دیا جاتا ہے۔
کیا XML اور گاہک کو بھیجی جانے والی PDF ایک ہی چیز ہیں؟
نہیں۔ XML وہ ڈیٹا فائل ہے جسے ZATCA کے سسٹمز پڑھتے ہیں، جبکہ PDF لوگوں کے پڑھنے کے لیے کاپی ہوتی ہے۔ ایک PDF/A-3 فائل اپنے اندر XML شامل کر سکتی ہے، جس سے ایک ہی دستاویز میں لوگوں کے پڑھنے کے قابل انوائس اور اس کا ڈیٹا دونوں آ جاتے ہیں۔ اپنے پرووائیڈر سے پوچھیں کہ آپ کا سسٹم گاہکوں کو کیا بھیجتا ہے۔
اندازوں کے بغیر درست انوائسز جاری کریں
ZATCA کے سمیولیشن ماحول میں فاتوراز کو 90 دن تک مفت آزمائیں۔ کریڈٹ کارڈ کی ضرورت نہیں۔