ZATCA کے تقاضوں کے مطابق ٹیکس انوائس کیسے جاری کریں، مرحلہ وار

آج زکوٰۃ، ٹیکس اور کسٹمز اتھارٹی (ZATCA) کے تقاضوں کے مطابق ٹیکس انوائس جاری کرنے کے لیے یہ پانچ مراحل ترتیب سے پورے کریں: خریدار کون ہے، یہ دیکھ کر انوائس کی قسم منتخب کریں، ضروری تفصیلات درج کریں، انوائس کو اس کا ترتیب وار نمبر اور QR کوڈ دیں، یقینی بنائیں کہ انوائس اسی طریقے سے ZATCA تک پہنچے جو آپ کے ای انوائسنگ فیز میں درکار ہے، اور اسے محفوظ رکھیں۔ قسم سب سے پہلے آتی ہے کیونکہ آگے کے مراحل اسی سے طے ہوتے ہیں۔

اسٹینڈرڈ ٹیکس انوائس کاروباروں اور سرکاری اداروں کو فروخت کے لیے ہوتی ہے، جیسے کوئی ہول سیلر دکانوں کے ایک گروپ کو انوائس بھیجے، یا کوئی ٹھیکیدار کسی کمپنی کو مکمل شدہ مرحلے کا بل دے۔ سادہ ٹیکس انوائس عام گاہکوں کو فروخت کے لیے ہوتی ہے، جیسے کیفے کا کیش کاؤنٹر یا کلینک کا استقبالیہ۔ انوائس کی قسم خریدار طے کرتا ہے، فروخت کا حجم نہیں۔ ہاتھ سے لکھی انوائسز اب اس قاعدے پر پوری نہیں اترتیں۔

ٹیکس انوائس پر یہ دکھانا ضروری ہے کہ کس نے کس کو کیا فروخت کیا، کب، اور VAT سمیت کتنے میں، تاکہ خریدار آپ سے پوچھے بغیر اسے اپنے حسابات میں درج کر سکے۔ نیچے دی گئی فہرست میں اہم تفصیلات جمع کی گئی ہیں، اور اسٹینڈرڈ انوائس میں یہ سب تفصیلات ہوتی ہیں۔ سادہ انوائس میں خریدار کے بارے میں کم معلومات درکار ہوتی ہیں، کیونکہ گاہک ایک عام فرد ہوتا ہے، لیکن اس میں بھی فروخت کنندہ، آئٹمز اور VAT دکھائے جاتے ہیں۔

انوائس کا عربی میں ہونا لازمی ہے، اور اس کے ساتھ انگریزی جیسی کوئی دوسری زبان بھی ہو سکتی ہے۔ اس فہرست کو اہم تفصیلات سمجھیں، پورا قاعدہ نہیں۔ ZATCA کے ای انوائسنگ کے قواعد میں ہر قسم کی انوائس کے لیے ضروری فیلڈز کی مکمل فہرست دی گئی ہے، اس لیے اپنی انوائس کا لے آؤٹ حتمی کرنے سے پہلے انہیں پڑھ لیں یا اپنے اکاؤنٹنٹ سے پوچھ لیں۔

• فروخت کنندہ اور خریدار کے نام اور پتے
• فروخت کنندہ کا VAT رجسٹریشن نمبر، اور اسٹینڈرڈ انوائس پر خریدار کا بھی
• جاری ہونے کی تاریخ اور انوائس کا ترتیب وار نمبر
• ہر آئٹم کی تفصیل، مقدار اور فی یونٹ قیمت
• رعایت، قابلِ ٹیکس رقم، VAT کی شرح اور VAT کی رقم
• قابلِ ادائیگی کل رقم، عربی متن کے ساتھ

ہر انوائس کو ایک ہی مسلسل ترتیب سے نمبر ملتا ہے، یوں یہ نمبر آپ کی فروخت کا ترتیب وار ریکارڈ بن جاتے ہیں۔ نمبر ہاتھ سے ٹائپ کرنے کے بجائے انوائس جاری ہوتے وقت سسٹم کو لگانے دیں، اور کبھی کوئی نمبر نہ چھوڑیں اور نہ دوبارہ استعمال کریں۔ اگر بعد میں کوئی غلطی سامنے آئے تو اس کی درستی ایک نئی دستاویز سے ہوتی ہے جو اس انوائس کا حوالہ دیتی ہے، نئے نمبر والی کاپی سے نہیں، تاکہ جائزہ لینے والے ہر شخص کے لیے نمبروں کی ترتیب واضح رہے۔

فیز 1 سے ہی سادہ انوائسز پر QR کوڈ ہوتا ہے۔ اس میں فروخت کنندہ کا نام، VAT رجسٹریشن نمبر، تاریخ اور وقت، VAT سمیت انوائس کی کل رقم اور VAT کی رقم انکوڈ ہوتی ہے، اس لیے اسکین کرنے پر اہم اعداد آسانی سے پڑھے جا سکتے ہیں۔ فیز 2 میں انوائس پر کرپٹوگرافک اسٹیمپ بھی ہوتا ہے، اور QR کوڈ اور اسٹیمپ دونوں آپ کا سسٹم آپ کے لیے تیار کرتا ہے، یوں آپ کو یہ کوڈ کبھی ہاتھ سے بنانا یا پیسٹ کرنا نہیں پڑتا۔

فیز 1 میں آپ انوائس الیکٹرانک طریقے سے جاری اور محفوظ کرتے ہیں، اور جاری کرتے وقت ZATCA کو کچھ نہیں بھیجا جاتا۔ فیز 2 میں آپ کے سسٹم اور ZATCA کے Fatoora پلیٹ فارم کے درمیان کنکشن شامل ہو جاتا ہے، جسے ٹیکس دہندگان کی ان ویوز میں نافذ کیا جاتا ہے جن کا انتخاب اور اعلان ZATCA کرتی ہے۔ اس کے اعلانات جیسے جیسے جاری ہوں ان پر نظر رکھیں تاکہ معلوم ہو کہ آپ کے کاروبار کو مطلع کیا گیا ہے یا نہیں، اور کب۔

فیز 2 میں انوائس کا راستہ اس کی قسم پر منحصر ہے۔ اسٹینڈرڈ انوائس کلیئر کی جاتی ہے: یہ پہلے ZATCA کے پاس جاتی ہے اور ZATCA کے قبول کرنے کے بعد ہی خریدار تک پہنچتی ہے۔ سادہ انوائس فوراً خریدار کے حوالے کر دی جاتی ہے اور پھر 24 گھنٹوں کے اندر ZATCA کو رپورٹ کی جاتی ہے۔ ہر انوائس میں ایک UUID، کاؤنٹر ویلیو اور پچھلی انوائس کا ہیش بھی ہوتا ہے، جو انوائسز کو ایک زنجیر کی صورت میں آپس میں جوڑتا ہے۔

آن بورڈنگ ٹیکس دہندہ خود Fatoora پورٹل پر کرتا ہے، سافٹ ویئر پرووائیڈر نہیں: آپ ایک بار استعمال ہونے والا پاس ورڈ بناتے ہیں، اس کے ذریعے اپنا سسٹم رجسٹر کرتے ہیں اور نمونے کی انوائسز کے ساتھ تعمیل کی جانچ پاس کرتے ہیں، جس کے بعد آپ کو وہ سرٹیفکیٹ ملتا ہے جو اصل انوائسز کے لیے استعمال ہوتا ہے۔ ZATCA ایک سمیولیشن ماحول بھی فراہم کرتی ہے، جو لائیو انوائسنگ سے الگ ہے، جہاں آپ ایک بھی حقیقی انوائس جاری کرنے سے پہلے مشق کر سکتے ہیں۔

ہر جاری شدہ انوائس اس کے ڈیٹا سمیت الیکٹرانک شکل میں محفوظ رکھیں، تاکہ مانگے جانے پر آپ اسے اپنے اکاؤنٹنٹ یا ZATCA کے سامنے پیش کر سکیں۔ انوائسز اور ٹیکس ریکارڈ عام طور پر چھ سال تک محفوظ رکھے جاتے ہیں، اس لیے اپنے معاملے پر لاگو مدت کی تصدیق کر لیں۔ فیز 2 کی انوائسز XML ڈیٹا سے بنتی ہیں، اور PDF/A-3 فائل اس XML کو اپنے اندر رکھتے ہوئے پڑھنے کے قابل کاپی کا کام دے سکتی ہے۔

جاری شدہ انوائس میں کبھی ترمیم نہ کریں اور نہ اسے حذف کریں۔ اگر سامان واپس آئے، قیمت غلط لگی ہو یا کوئی رقم درج ہونے سے رہ گئی ہو تو کریڈٹ نوٹ یا ڈیبٹ نوٹ جاری کریں جو اصل انوائس کا حوالہ دے اور وجہ بتائے۔ اگر کریڈٹ نوٹ پوری انوائس کو الٹ دے اور فروخت برقرار ہو تو نئی درست انوائس جاری کریں۔ سعودی عرب میں کریڈٹ اور ڈیبٹ نوٹس پر ہماری گائیڈ میں ہر صورت کی وضاحت مثالوں کے ساتھ کی گئی ہے۔

کوئی بھی انوائس بھیجنے سے پہلے ایک مختصر جانچ کریں، اور اسے لکھ لیں تاکہ آپ کے بعد کیشیئر یا اکاؤنٹنٹ بھی اسے دہرا سکے۔ ان چند جانچوں سے زیادہ تر غلطیاں اس وقت پکڑی جاتی ہیں جب ان کی درستی ابھی آسان ہوتی ہے، اس لیے صرف یادداشت پر بھروسہ نہ کریں۔ کیفے کا کیشیئر اور ہول سیلر کا اکاؤنٹنٹ مختلف چیزیں چیک کریں گے، اس لیے فہرست کو اپنے کاروبار میں انوائسنگ کے طریقے کے مطابق ڈھال لیں۔

فاتوراز فیز 1 اور فیز 2 کے لیے ZATCA کی ای انوائسنگ کے تقاضوں کو سپورٹ کرتا ہے۔ یہ ترتیب وار نمبرنگ اور QR کوڈ کے ساتھ ٹیکس انوائسز، سادہ انوائسز اور کریڈٹ نوٹس جاری کرتا ہے، اس میں دائیں سے بائیں چلنے والی عربی اسکرینیں اور دو لسانی دستاویزات ہیں، اور یہ ZATCA کے سمیولیشن ماحول میں مفت آزمائش پیش کرتا ہے۔ ZATCA کے ساتھ آن بورڈنگ آپ ٹیکس دہندہ کی حیثیت سے کرتے ہیں، اور فاتوراز آپ کی رہنمائی کرتا ہے۔ یہ آپ کا VAT ریٹرن فائل نہیں کرتا۔ قواعد بدلتے رہتے ہیں، اس لیے ZATCA کے اعلانات پر نظر رکھیں اور اپنے اکاؤنٹنٹ سے بھی پوچھیں۔

• انوائس کی قسم خریدار کے مطابق ہے
• نام، پتے اور VAT نمبر درست ہیں
• ہر لائن میں درست مقدار، قیمت اور VAT درج ہے
• نمبر سسٹم نے لگایا ہے اور QR کوڈ موجود ہے
• آپ کو معلوم ہے کہ انوائس کلیئر ہوگی یا رپورٹ کی جائے گی