سعودی عرب میں انوائسز کی نمبرنگ اور انہیں محفوظ رکھنا

کیونکہ بغیر خلا کی نمبر وار سیریز اس بات کا ثبوت ہے کہ آپ کی جاری کی گئی ہر انوائس کا حساب موجود ہے۔ آڈیٹر سال کی پہلی انوائس سے آخری انوائس تک نمبر بہ نمبر دیکھ سکتا ہے اور جان سکتا ہے کہ کوئی انوائس ہٹائی نہیں گئی۔ خلا سوال کھڑے کرتا ہے؛ مسلسل سیریز کسی کے پوچھنے سے پہلے ہی ان کا جواب دے دیتی ہے۔ انوائسنگ میں یہ سب سے سادہ کنٹرول ہے، اور آپ کے سافٹ ویئر کو اس کی پابندی لازمی کروانی چاہیے۔

فیز 2 میں تکنیکی جانچ بھی شامل ہو جاتی ہے۔ ہر انوائس میں انوائس کاؤنٹر ویلیو اور پچھلی انوائس کا ہیش ہوتا ہے، جن سے انوائسز ایک زنجیر کی طرح آپس میں جڑ جاتی ہیں، اس لیے ہٹائی گئی یا بدلی گئی انوائس اس زنجیر کو توڑ دیتی ہے۔ فرض کریں ایک کیفے کی شفٹ انوائس 1118 پر ختم ہوتی ہے: اگلی شفٹ 1119 سے شروع ہوتی ہے، اور اگر 1090 غائب ہو تو کسی کو اس کی وجہ بتانی ہوگی۔

جس کاروبار کی ایک دکان ریاض میں، ایک دکان جدہ میں اور تین کیش رجسٹر ہوں، اسے ان سب کے لیے ایک ہی نمبر کاؤنٹر نہیں رکھنا چاہیے۔ عام طریقہ یہ ہے کہ ہر برانچ یا کیش رجسٹر کی الگ سیریز ہو، جس کی پہچان کوئی پری فکس ہو، مثلاً برانچ کوڈ، اور ہر سیریز کے اندر نمبر ترتیب سے چلیں۔ اس طرح ہر کیش رجسٹر الگ سے کام کرتا ہے اور پھر بھی اس کی سیریز مسلسل رہتی ہے، جسے سمجھانا آسان ہوتا ہے۔

فیز 2 کے تحت اپنے پرووائیڈر سے پوچھیں کہ ہر کیش رجسٹر یا برانچ کا ZATCA کے پاس اندراج کیسے ہوتا ہے، اور اس کا اپنا کاؤنٹر اور زنجیر کیسے برقرار رکھے جاتے ہیں۔ اپنا نمبرنگ کا منصوبہ لکھ لیں، اس کی ایک کاپی اپنے اکاؤنٹنٹ کو دیں، اور جب بھی کوئی برانچ کھولیں یا بند کریں تو اسے اپ ڈیٹ کریں۔ لکھا ہوا منصوبہ بعد میں ہونے والی بحث سے بچاتا ہے، اور اس نئے ملازم کے بھی کام آتا ہے جو سوچتا ہو کہ پری فکس الگ الگ کیوں ہیں۔

• ہر برانچ یا کیش رجسٹر کے لیے ایک پری فکس
• کریڈٹ اور ڈیبٹ نوٹس کے لیے الگ پری فکس، اگر استعمال ہو
• نمبر جاری کرتے وقت سسٹم خود لگائے، کبھی ہاتھ سے نہ لکھے جائیں
• لائیو سیریز پر کوئی آزمائشی انوائس نہیں
• ہر سیریز کے آغاز کی تاریخ اور آخری نمبر کا نوٹ

جاری ہونے کے بعد انوائس حتمی ہوتی ہے۔ نہ اس میں ترمیم ہوتی ہے، نہ اسے حذف کیا جاتا ہے، اور اس کا نمبر کبھی کسی دوسری انوائس کو نہیں دیا جاتا۔ اگر غلط قیمت، غلط گاہک یا سامان کی واپسی کا معاملہ سامنے آئے تو کریڈٹ نوٹ جاری کریں، پھر ایک نئی، درست انوائس جاری کریں جسے اگلا نمبر ملے۔ اصل انوائس سیریز میں رہتی ہے اور درستی اس کے ساتھ موجود ہوتی ہے، تاکہ ریکارڈ پڑھنے والا کوئی بھی شخص سمجھ سکے کہ کیا ہوا تھا۔

کریڈٹ اور ڈیبٹ نوٹس بھی ای انوائسز ہیں۔ ہر ایک کو ترتیب میں اپنا نمبر ملتا ہے، یہ نمبر کے ذریعے اصل انوائس کا حوالہ دیتا ہے اور وجہ بتاتا ہے، جیسے واپس کیا گیا آئٹم یا قیمت کی درستی۔ کچھ سسٹمز انہیں ان کی الگ سیریز میں رکھتے ہیں اور کچھ مشترکہ سیریز میں؛ دونوں صورتوں میں نہ کوئی خلا ہو، نہ کوئی نمبر دہرایا جائے۔ یہ بھی پوچھیں کہ ڈرافٹ کو نمبر کب ملتا ہے، کیونکہ چھوڑے گئے ڈرافٹس ایسے خلا چھوڑ سکتے ہیں جو حذف شدہ انوائسز جیسے لگتے ہیں۔

ہر انوائس کو دو شکلوں میں محفوظ رکھیں۔ پہلی منظم فائل ہے: فیز 2 کے تحت انوائس کا ڈیٹا UBL 2.1 فارمیٹ میں ایک XML فائل ہوتا ہے، جس کے ساتھ اس کا کرپٹوگرافک اسٹیمپ اور QR کوڈ ہوتا ہے۔ دوسری پڑھنے کے قابل کاپی ہے، جو عموماً وہ PDF ہوتی ہے جو آپ کے گاہک کو ملی؛ PDF/A-3 فائل اپنے اندر XML بھی رکھ سکتی ہے۔ اگر آپ سے کوئی انوائس دکھانے کو کہا جائے تو دونوں پیش کریں۔

پھر اس سے جڑا دستاویزی ریکارڈ بھی رکھیں: فروخت کے پیچھے موجود معاہدہ یا آرڈر، ڈلیوری نوٹ، ادائیگی کا ثبوت، ہر کریڈٹ نوٹ کی وجہ، اور سپلائرز سے آنے والی خریداری کی انوائسز۔ مثال کے طور پر، مرحلہ وار بل بنانے والے ٹھیکیدار کو ہر مرحلے کی انوائس کو دستخط شدہ معاہدے اور اس کے پیچھے موجود کام کی پیش رفت کی منظوری سے جوڑنا چاہیے۔

انوائسز اور ٹیکس ریکارڈ عام طور پر چھ سال تک محفوظ رکھے جاتے ہیں، لیکن اپنے معاملے کی تصدیق اپنے اکاؤنٹنٹ یا ZATCA سے کریں۔ جو چیز اتنی مدت تک محفوظ رہنی ہو، اس کے لیے یادداشت یا کسی ایک شخص کے لیپ ٹاپ پر بھروسہ نہ کریں: طے کریں کہ آرکائیو کہاں رکھا جائے گا، اس کا ذمہ دار کون ہے اور اس میں کوئی انوائس کیسے تلاش کی جاتی ہے۔

اگر آپ کے پرووائیڈر کے سسٹمز ناکام ہو جائیں تو اس کے بیک اپ آپ کو تحفظ دیتے ہیں، لیکن اپنے ڈیٹا کا ایکسپورٹ وقفے وقفے سے کسی دوسری جگہ بھی رکھیں اور چیک کریں کہ آپ اسے کھول سکتے ہیں۔ آڈٹ کے لیے ضروری ہے کہ آپ کوئی بھی انوائس نمبر، تاریخ یا گاہک کے ذریعے تلاش کر سکیں، اور آپ کے اکاؤنٹنٹ کی رسائی ریکارڈ محفوظ رکھنے کی پوری مدت تک برقرار رہنی چاہیے، کسی ملازم کے چلے جانے یا کسی برانچ کے بند ہونے کے بعد بھی۔

ریکارڈ محفوظ رکھنے کی ذمہ داری آپ ہی پر رہتی ہے، سافٹ ویئر پر نہیں۔ کچھ بھی منسوخ کرنے سے پہلے سب کچھ ایکسپورٹ کر لیں: ہر انوائس XML کی شکل میں اور پڑھنے کے قابل کاپی کے طور پر، کریڈٹ اور ڈیبٹ نوٹس، گاہک، آئٹمز اور ادائیگیاں۔ ایکسپورٹ کا اپنی سیریز سے موازنہ کریں: پہلا اور آخری نمبر مطابقت رکھتے ہوں اور بیچ میں کوئی خلا نہ ہو۔ پوچھیں کہ آپ کے چھوڑنے کے بعد پرووائیڈر آپ کا ڈیٹا کتنی مدت تک رکھتا ہے۔

سسٹم کی تبدیلی کی منصوبہ بندی بھی اتنی ہی احتیاط سے کریں جتنی ایکسپورٹ کی۔ تبدیلی کی تاریخ اور پرانے سسٹم کا آخری انوائس نمبر نوٹ کریں، اور طے کریں کہ نیا سسٹم انہی نمبروں کو آگے بڑھائے گا یا نئے پری فکس سے شروع کرے گا۔ دونوں صورتوں میں ایک سیریز بند ہو اور اگلی کھلے، اور ان کے درمیان کچھ بھی چھوٹا ہوا نہ ہو۔ پرانا ایکسپورٹ کسی محفوظ جگہ رکھیں؛ ہو سکتا ہے برسوں بعد کسی سوال کا جواب دینے کے لیے آپ کو اس کی ضرورت پڑے۔