سعودی عرب میں کریڈٹ اور ڈیبٹ نوٹس: انوائس کی درستی

جب درستی سے گاہک کے ذمے واجب الادا رقم کم ہو تو کریڈٹ نوٹ استعمال کریں، اور جب بڑھے تو ڈیبٹ نوٹ۔ جاری شدہ انوائس میں نہ ترمیم ہو سکتی ہے اور نہ اسے حذف کیا جا سکتا ہے، اس لیے اسے بدلنے کا باضابطہ طریقہ یہی دونوں نوٹس ہیں: یہ اصل انوائس کے ساتھ رہتے ہیں اور خود انوائس کو چھیڑے بغیر دکھاتے ہیں کہ کیا بدلا اور کیوں، یوں آپ کے اکاؤنٹنٹ اور ZATCA کے لیے ایک واضح ریکارڈ رہ جاتا ہے۔

کریڈٹ نوٹ کی عام صورتیں یہ ہیں: سامان کی واپسی، انوائس بننے کے بعد آرڈر کی منسوخی، زیادہ قیمت لگ جانا، فروخت کے بعد طے پانے والی رعایت، اور کسی آئٹم کا دو بار بل بن جانا۔ ڈیبٹ نوٹ کی عام صورتیں یہ ہیں: کم قیمت لگ جانا، ڈیلیوری فیس یا اضافی کام کا انوائس میں رہ جانا، اور مقدار کم درج ہو جانا۔ پہچاننے کا طریقہ آسان ہے: واجب الادا رقم کم ہوئی یا بڑھی؟

نوٹ کبھی خود مختار دستاویز نہیں ہوتا۔ یہ نمبر اور تاریخ کے ساتھ اس انوائس کا حوالہ دیتا ہے جس کی یہ درستی کرتا ہے، تاکہ اسے پڑھنے والا ہر شخص، آپ کے اکاؤنٹنٹ سے لے کر ZATCA تک، اصل سپلائی تلاش کر سکے۔ اس ربط کے بغیر نوٹ ایک الگ تھلگ، بلا وضاحت فروخت یا ریفنڈ لگتا ہے، اور آپ کا ریکارڈ سمجھ سے باہر ہو جاتا ہے۔ اسی لیے اصل انوائس کا حوالہ نوٹ کے سب سے اہم حصوں میں سے ایک ہے۔

نوٹ میں وجہ بھی درج ہوتی ہے، اور وجہ مخصوص ہونی چاہیے: "خراب سامان واپس آیا" ایک مفید وجہ ہے، محض "درستی" نہیں۔ نوٹ پوری انوائس کو ایڈجسٹ کر سکتا ہے یا اس کے صرف ایک حصے کو، اس لیے بدلنے والے آئٹمز اور رقوم ان پر لگنے والے VAT کے ساتھ درج کریں۔ کسی بھی دوسری انوائس کی طرح ہر نوٹ کا اپنا ترتیب وار نمبر اور اپنی تاریخ ہوتی ہے، اور یہ نمبر ہاتھ سے لکھنے کے بجائے سسٹم سے آنا چاہیے۔

• اصل انوائس کا نمبر اور تاریخ
• نوٹ کی واضح اور مخصوص وجہ
• وہ آئٹمز یا رقوم جو کم کی جا رہی ہیں یا شامل کی جا رہی ہیں
• ایڈجسٹ کی گئی رقوم پر VAT
• نوٹ کا اپنا ترتیب وار نمبر اور تاریخ

کریڈٹ نوٹس اور ڈیبٹ نوٹس بھی ای انوائس ہی ہیں، اس لیے ان پر وہی الیکٹرانک قواعد لاگو ہوتے ہیں جو انوائسز پر ہوتے ہیں۔ فیز 1 میں نوٹ الیکٹرانک طریقے سے، منظم شکل میں جاری اور محفوظ کیا جاتا ہے، اور ZATCA سے کوئی کنکشن نہیں ہوتا۔ فیز 2 میں یہ کنکشن شامل ہو جاتا ہے، جو ان ویوز میں لاگو ہوتا ہے جن کا انتخاب اور اعلان ZATCA کرتی ہے، اس لیے اپنی ویو کے لیے اعلانات دیکھتے رہیں، اور ہر نوٹ کو اس انوائس کے ساتھ رکھیں جس کی وہ درستی کرتا ہے۔

فیز 2 میں نوٹ وہی راستہ اختیار کرتا ہے جو اس انوائس کا ہے جس کی یہ درستی کرتا ہے۔ اسٹینڈرڈ انوائس سے متعلق نوٹ آپ کے گاہک تک پہنچنے سے پہلے کلیئرنس کے لیے ZATCA کے پاس جاتا ہے۔ سادہ انوائس سے متعلق نوٹ فوراً جاری کیا جاتا ہے اور 24 گھنٹوں کے اندر رپورٹ کیا جاتا ہے۔ فیز 2 کی کسی بھی انوائس کی طرح اس پر بھی اپنا QR کوڈ، کرپٹوگرافک اسٹیمپ، کاؤنٹر ویلیو اور پچھلی انوائس کا ہیش ہوتا ہے۔

ایک دکان وہ سامان واپس کرتی ہے جس کی انوائس آپ نے VAT سے پہلے 2,000 ریال کی بنائی تھی۔ آپ 2,000 ریال اور 300 ریال VAT، یعنی کل 2,300 ریال کا کریڈٹ نوٹ جاری کرتے ہیں، جس میں اصل انوائس کا حوالہ ہوتا ہے اور وجہ "سامان کی واپسی" لکھی جاتی ہے۔ اگر دکان صرف آدھا سامان واپس کرے تو نوٹ صرف اسی آدھے حصے اور اس کے VAT کا ہوتا ہے، اس سے زیادہ نہیں۔

آپ نے 50 یونٹس کے لیے 100 ریال فی یونٹ طے کیا تھا لیکن انوائس 120 ریال کے حساب سے بنا دی۔ زائد رقم VAT سے پہلے 1,000 ریال ہے، اس لیے آپ 1,000 ریال اور 150 ریال VAT کا کریڈٹ نوٹ جاری کرتے ہیں۔ اب گاہک کو انوائس میں درج رقم سے 1,150 ریال کم ادا کرنے ہیں، اور اصل انوائس جوں کی توں رہتی ہے۔

ایک ٹھیکیدار کسی پروجیکٹ کے چار مراحل کی انوائس بناتا ہے اور طے شدہ اضافی کام کے 5,000 ریال شامل کرنا بھول جاتا ہے۔ 5,000 ریال اور 750 ریال VAT، یعنی کل 5,750 ریال کا ڈیبٹ نوٹ رہ جانے والی رقم شامل کر دیتا ہے، اور اس میں اصل انوائس کا حوالہ اور وجہ "اضافی کام شامل ہونے سے رہ گیا" درج ہوتی ہے۔ یہاں دیے گئے اعداد و شمار صرف حساب کی وضاحت کے لیے ہیں۔

نوٹ اصل سپلائی کے VAT کو ایڈجسٹ کرتا ہے۔ فروخت کنندہ کے لیے کریڈٹ نوٹ اس فروخت پر آؤٹ پٹ VAT کم کرتا ہے اور ڈیبٹ نوٹ اسے بڑھاتا ہے۔ خریدار کی طرف بھی اسی طرح اثر پڑتا ہے: کریڈٹ نوٹ اس ان پٹ VAT کو کم کرتا ہے جو خریدار ان خریداریوں پر واپس حاصل کر سکتا ہے، اور ڈیبٹ نوٹ اسے بڑھاتا ہے۔ دونوں نوٹس اسی سپلائی کا VAT ٹریٹمنٹ برقرار رکھتے ہیں جس کی وہ درستی کرتے ہیں۔

یعنی 15% پر ٹیکس والی سپلائی کی درستی 15% پر ہوتی ہے، زیرو ریٹڈ سپلائی 0% پر رہتی ہے اور مستثنیٰ سپلائی مستثنیٰ ہی رہتی ہے۔ شرح اپنے طور پر طے کرنے کی کوشش نہ کریں۔ VAT ریٹرن آپ اب بھی خود ZATCA کے پورٹل پر فائل کرتے ہیں، اس لیے اپنے اکاؤنٹنٹ سے پوچھیں کہ کوئی ایڈجسٹمنٹ ٹیکس کی کس مدت میں شامل ہوگی، اور نوٹس ان سے متعلق انوائسز کے ساتھ اکاؤنٹنٹ کے حوالے کریں۔

درستی کے زیادہ تر مسائل چند عادتوں سے پیدا ہوتے ہیں۔ ایک بار معلوم ہو جائیں تو ان سے بچنا آسان ہے، اور جب کوئی اکاؤنٹنٹ یا ZATCA آپ کا ریکارڈ پڑھے تو ان میں سے ہر عادت جلد نظر آ جاتی ہے۔ اپنے معمول کا نیچے دی گئی فہرست سے موازنہ کریں، اور آپ کے کاروبار میں جو بھی ریفنڈ اور قیمتوں میں تبدیلی سنبھالتا ہے، اس کے ساتھ مل کر اس فہرست کا جائزہ لیں۔ ایسی صورتوں سے سب سے پہلے اسی کا واسطہ پڑتا ہے، اور انہیں جلد درست کر لینا کسی جائزے کے بعد درست کرنے سے آسان ہے۔

فاتوراز ترتیب وار نمبرنگ اور QR کوڈ کے ساتھ کریڈٹ نوٹس جاری کرتا ہے، فیز 1 اور فیز 2 کے لیے ZATCA کی ای انوائسنگ کے تقاضوں کو سپورٹ کرتا ہے، اور ZATCA کے سمیولیشن ماحول میں مفت آزمائش پیش کرتا ہے، جہاں آپ اصل کام شروع ہونے سے پہلے کریڈٹ نوٹ جاری کرنے کی مشق کر سکتے ہیں۔ ZATCA کے ساتھ آن بورڈنگ آپ ٹیکس دہندہ کی حیثیت سے کرتے ہیں۔ قواعد بدلتے رہتے ہیں، اس لیے اس گائیڈ پر انحصار کرنے سے پہلے ZATCA کے اعلانات دیکھیں اور اپنے اکاؤنٹنٹ سے پوچھیں۔

• نوٹ جاری کرنے کے بجائے جاری شدہ انوائس میں ترمیم کرنا یا اسے حذف کرنا
• اصل انوائس کا حوالہ نہ دینا
• مبہم وجہ لکھنا، یا کوئی وجہ نہ لکھنا
• جہاں ڈیبٹ نوٹ درکار تھا وہاں کریڈٹ نوٹ استعمال کرنا، یا اس کے برعکس
• کسی دستاویز کے بغیر نقد رقم واپس کرنا یا قیمت بدلنا