انوائسز اور دستاویزات
کریڈٹ نوٹ
کریڈٹ نوٹ ایک ای انوائس ہے جو آپ کی پہلے سے جاری کردہ انوائس کی رقم کم کرتا ہے یا اسے منسوخ کرتا ہے، مثلاً سامان کی واپسی یا زیادہ وصول کی گئی قیمت کی تصحیح کے بعد۔ اس میں اصل انوائس کا حوالہ اور تبدیلی کی وجہ واضح طور پر درج ہوتی ہے تاکہ اس کا سراغ لگایا جا سکے۔
اس کا مطلب
کبھی نہ کبھی کوئی گاہک سامان واپس کرتا ہے، یا آپ کو پتا چلتا ہے کہ آپ نے زیادہ رقم وصول کی تھی۔ جاری شدہ انوائس دوبارہ نہیں لکھی جاتی؛ اس کے بجائے آپ کریڈٹ نوٹ جاری کرتے ہیں۔ یہ اپنی جگہ ایک مکمل ای انوائس ہے، اس لیے دوسری انوائسز کی طرح اس پر بھی ترتیب وار نمبر لگتا ہے، اور اس میں اصل انوائس کا حوالہ اور وجہ درج ہوتی ہے: واپس کیا گیا سامان، فروخت کے بعد طے پانے والی رعایت، یا قیمت میں غلطی۔
کاروبار کے مالک کے لیے اصل بات یہ ہے کہ آپ کے کھاتے اور ZATCA ایک ہی کہانی بیان کریں۔ غلط آرڈر پر گاہک کو رقم واپس کرنے والا کیفے، یا کسی دکان سے خراب کارٹن واپس لینے والا ہول سیلر، اصل انوائس کے حوالے سے کریڈٹ نوٹ درج کرتا ہے۔ یوں تصحیح کسی نقد ایڈجسٹمنٹ میں گم ہونے کے بجائے سامنے رہتی ہے اور اس کا سراغ لگایا جا سکتا ہے۔ آپ کے اکاؤنٹنٹ کو یہ سمجھنے کے لیے کاغذات کھنگالنے نہیں پڑتے کہ رقم کیوں کم ہوئی۔
فیز 2 میں کریڈٹ نوٹ اسی راستے پر چلتا ہے جو اس انوائس کا ہے جس کی وہ تصحیح کرتا ہے: اسٹینڈرڈ انوائس سے متعلق کریڈٹ نوٹ کلیئر کیا جاتا ہے، اور سادہ انوائس سے متعلق کریڈٹ نوٹ رپورٹ کیا جاتا ہے۔ چنانچہ کیش کاؤنٹر پر سامان کی واپسی کو الگ لین دین نہیں سمجھا جاتا؛ وہ اسی فروخت کے راستے پر چلتی ہے جس سے اس کا تعلق ہے۔ فاتوراز QR کوڈ اور ترتیب وار نمبرنگ کے ساتھ کریڈٹ نوٹس جاری کرتا ہے۔ فیز 2 کا اطلاق ابھی آپ پر ہوتا ہے یا نہیں، اس کا انحصار آپ کی ویو پر ہے۔
عملی طور پر
- سامان کی ہر واپسی، ہر ریفنڈ اور قیمت میں کمی کی ہر تصحیح کے لیے کریڈٹ نوٹ جاری کریں۔
- کریڈٹ نوٹ کو اصل انوائس سے جوڑیں اور وجہ واضح الفاظ میں لکھیں۔
- جاری شدہ انوائس کو درست کرنے کے لیے اسے کبھی حذف یا اوور رائٹ نہ کریں۔
- ہر کریڈٹ نوٹ کو اس انوائس کے ساتھ رکھیں جس کی وہ تصحیح کرتا ہے، تاکہ دونوں ریکارڈ ایک ساتھ پڑھے جا سکیں۔
کریڈٹ نوٹ کے بارے میں سوالات
نئی انوائس کے بجائے کریڈٹ نوٹ کب جاری کرنا چاہیے؟
کریڈٹ نوٹ اس وقت جاری کریں جب پہلے سے انوائس کی گئی کسی رقم کو کم کرنا ہو: سامان کی واپسی، منسوخ شدہ فروخت، زیادہ وصول کی گئی رقم، یا بعد میں طے پانے والی رعایت۔ یہ تصحیح کو اصل انوائس سے جوڑتا ہے۔ اگر اس کے برعکس آپ نے کم رقم وصول کی ہو تو رقم بڑھانی ہوتی ہے، اور یہ ڈیبٹ نوٹ کا کام ہے۔
کیا کریڈٹ نوٹ ZATCA کو بھیجنا ضروری ہے؟
فیز 2 میں، جی ہاں: یہ بھی دوسری انوائسز کی طرح ایک ای انوائس ہے، اس لیے سامان کی واپسی کو صرف کاؤنٹر کی کیش بک میں درج کر دینا کافی نہیں۔ یہ اسی راستے سے کلیئر یا رپورٹ کیا جاتا ہے جس سے متعلقہ انوائس گزری تھی، اس بات پر منحصر کہ وہ اسٹینڈرڈ انوائس تھی یا سادہ انوائس۔ یہ اس وقت آپ پر لاگو ہوتا ہے یا نہیں، اس کا انحصار آپ کی ویو پر ہے، اس لیے ZATCA کے اعلانات دیکھیں۔
اندازوں کے بغیر درست انوائسز جاری کریں
ZATCA کے سمیولیشن ماحول میں فاتوراز کو 90 دن تک مفت آزمائیں۔ کریڈٹ کارڈ کی ضرورت نہیں۔