ڈیبٹ نوٹ

ڈیبٹ نوٹ کریڈٹ نوٹ کے الٹ سمت میں کام کرتا ہے۔ کریڈٹ نوٹ گاہک کے ذمے رقم کم کرتا ہے، جبکہ ڈیبٹ نوٹ اسے بڑھاتا ہے۔ جس ہول سیلر نے کسی دکان کو مقررہ تعداد میں کارٹنوں کی انوائس جاری کی ہو لیکن چند کارٹن زیادہ پہنچا دیے ہوں، وہ پہلی انوائس دوبارہ نہیں کھولتا؛ وہ اضافی کارٹنوں کے لیے ڈیبٹ نوٹ جاری کرتا ہے، یوں اصل انوائس جوں کی توں رہتی ہے اور اضافہ اپنی وجہ کے ساتھ الگ سے نظر آتا ہے۔

چونکہ ڈیبٹ نوٹ ایک ای انوائس ہے، اس لیے یہ فائل میں لگا دیا جانے والا کاغذ کا کوئی ٹکڑا نہیں۔ اس میں اصل انوائس کا حوالہ ہوتا ہے، یہ بتایا جاتا ہے کہ رقم کیوں بڑھی، اور سعودی ای انوائسنگ میں اس کے ساتھ دوسری ای انوائسز جیسا ہی سلوک ہوتا ہے۔ فیز 2 میں یہ اسی راستے پر چلتا ہے جس پر متعلقہ فروخت چلی تھی، اس لیے اسٹینڈرڈ انوائس سے متعلق ڈیبٹ نوٹ کلیئر کیا جاتا ہے۔ اس کا مطلب یہ ہے کہ اضافہ گاہک کے ساتھ محض زبانی معاہدہ نہیں رہتا؛ وہ ایک ایسی دستاویز میں درج ہو جاتا ہے جس کا جائزہ لیا جا سکتا ہے۔

عملی اصول سادہ ہے: اگر پہلی انوائس کی رقم کم تھی تو ڈیبٹ نوٹ جاری کریں؛ اگر زیادہ تھی تو کریڈٹ نوٹ۔ چیک کریں کہ آپ کا انوائسنگ سسٹم کریڈٹ نوٹس کے ساتھ ساتھ ڈیبٹ نوٹس بھی جاری کر سکتا ہے، کیونکہ دونوں ای انوائسز ہیں اور آپ کو اچانک ان میں سے کسی کی بھی ضرورت پڑ سکتی ہے۔ اگر آپ کو یقین نہ ہو کہ کس کی ضرورت ہے تو اصل انوائس دیکھیں اور اس کی رقم کا اس سامان سے موازنہ کریں جو حقیقت میں پہنچایا گیا تھا۔