इनवॉइस और दस्तावेज़
क्रेडिट नोट
क्रेडिट नोट एक ई-इनवॉइस है, जो पहले से जारी किए गए इनवॉइस की राशि घटाता है या उसे रद्द करता है, जैसे माल वापसी या ज़्यादा चार्ज की गई कीमत के सुधार के बाद। इसमें मूल इनवॉइस का हवाला होता है और बदलाव का कारण साफ़ लिखा होता है, ताकि उसका पता लगाया जा सके।
इसका अर्थ
कभी न कभी कोई ग्राहक कुछ सामान लौटाता है, या आपको पता चलता है कि आपने ज़्यादा राशि चार्ज कर दी। जारी हो चुका इनवॉइस दोबारा नहीं लिखा जाता; उसकी जगह आप क्रेडिट नोट जारी करते हैं। यह अपने आप में एक ई-इनवॉइस है, इसलिए किसी भी दूसरे इनवॉइस की तरह इस पर भी क्रमवार नंबर लगता है, और इसमें मूल इनवॉइस का उल्लेख और कारण होता है: लौटाया गया सामान, बिक्री के बाद तय हुई छूट, या कीमत में गलती।
कारोबार के मालिक के लिए असली बात यह है कि आपके बही-खाते और ZATCA एक ही कहानी बताएँ। गलत ऑर्डर के लिए ग्राहक को पैसे लौटाने वाला कैफ़े, या किसी दुकान से खराब हुए कार्टन वापस लेने वाला थोक व्यापारी, मूल इनवॉइस से जोड़कर क्रेडिट नोट दर्ज करता है। इससे सुधार किसी नकद एडजस्टमेंट में गुम होने के बजाय सामने रहता है और उसका पता लगाया जा सकता है। आपके अकाउंटेंट को यह समझने के लिए कागज़ों में खोजबीन नहीं करनी पड़ती कि राशि क्यों घटी।
फ़ेज़ 2 में क्रेडिट नोट का रास्ता वही होता है जो उस इनवॉइस का होता है जिसे वह सुधारता है: स्टैंडर्ड इनवॉइस से जुड़ा क्रेडिट नोट क्लीयर किया जाता है, और सरल इनवॉइस से जुड़ा क्रेडिट नोट रिपोर्ट किया जाता है। इसलिए काउंटर पर हुई माल वापसी को अलग लेन-देन नहीं माना जाता; जिस बिक्री से वह जुड़ी है, वह उसी के रास्ते पर चलती है। फ़ातूराज़ QR कोड और क्रमवार नंबरिंग के साथ क्रेडिट नोट जारी करता है। फ़ेज़ 2 आप पर अभी लागू होता है या नहीं, यह आपकी वेव पर निर्भर करता है।
व्यवहार में
- हर माल वापसी, रिफ़ंड या कीमत घटाने वाले सुधार के लिए क्रेडिट नोट जारी करें।
- क्रेडिट नोट को मूल इनवॉइस से जोड़ें और साफ़ शब्दों में कारण लिखें।
- गलती ठीक करने के लिए किसी जारी हो चुके इनवॉइस को कभी डिलीट या ओवरराइट न करें।
- हर क्रेडिट नोट को उस इनवॉइस के साथ रखें जिसे वह सुधारता है, ताकि दोनों रिकॉर्ड साथ में पढ़े जा सकें।
क्रेडिट नोट से जुड़े प्रश्न
नए इनवॉइस के बजाय क्रेडिट नोट कब जारी करना चाहिए?
जब किसी ऐसी चीज़ की राशि घटानी हो जिसका इनवॉइस पहले ही जारी हो चुका है, तब क्रेडिट नोट जारी करें: माल वापसी, रद्द हुई बिक्री, ज़्यादा चार्ज की गई राशि, या बाद में तय हुई छूट। यह सुधार को मूल इनवॉइस से जोड़ता है। अगर इसके उलट आपने कम राशि चार्ज की थी, तो राशि बढ़ानी होगी, और यह काम डेबिट नोट का है।
क्या क्रेडिट नोट ZATCA को भेजना ज़रूरी है?
फ़ेज़ 2 में, हाँ: यह भी किसी दूसरे इनवॉइस की तरह एक ई-इनवॉइस है, इसलिए माल वापसी को सिर्फ़ काउंटर की कैश बुक में दर्ज कर देना काफ़ी नहीं है। जिस इनवॉइस से यह जुड़ा है, उसी के रास्ते से इसे क्लीयर या रिपोर्ट किया जाता है, यानी यह इस पर निर्भर करता है कि वह स्टैंडर्ड इनवॉइस था या सरल इनवॉइस। यह आप पर अभी लागू होता है या नहीं, यह आपकी वेव पर निर्भर करता है, इसलिए ZATCA की घोषणाएँ देखें।
बिना अंदाज़े के सही इनवॉइस जारी करें
ZATCA के सिमुलेशन एनवायरनमेंट में फ़ातूराज़ को 90 दिन तक मुफ़्त आज़माएँ। क्रेडिट कार्ड की ज़रूरत नहीं।