सऊदी अरब में क्रेडिट और डेबिट नोट: इनवॉइस में सुधार

जब सुधार से ग्राहक पर बकाया राशि घटती हो, तब क्रेडिट नोट इस्तेमाल करें, और जब बढ़ती हो, तब डेबिट नोट। जारी हो चुके इनवॉइस को न एडिट किया जा सकता है, न डिलीट, इसलिए ये दोनों नोट उसे बदलने का आधिकारिक तरीका हैं: ये मूल इनवॉइस के साथ रहते हैं और इनवॉइस को छुए बिना दिखाते हैं कि क्या बदला और क्यों, जिससे आपके अकाउंटेंट और ज़कात, टैक्स और सीमा शुल्क प्राधिकरण (ZATCA) के लिए एक साफ़ ब्योरा बना रहता है।

क्रेडिट नोट के आम मामले हैं: माल वापसी, इनवॉइस जारी होने के बाद ऑर्डर रद्द होना, सही से ज़्यादा कीमत लगना, बिक्री के बाद तय हुआ डिस्काउंट, और किसी आइटम का दो बार बिल में जुड़ जाना। डेबिट नोट के आम मामले हैं: सही से कम कीमत लगना, डिलीवरी शुल्क या अतिरिक्त काम का छूट जाना, और मात्रा सही से कम दर्ज होना। कसौटी सीधी है: बकाया राशि घटी या बढ़ी?

नोट कभी भी अपने-आप में स्वतंत्र दस्तावेज़ नहीं होता। वह जिस इनवॉइस को सुधारता है, उसका नंबर और तारीख देकर उसी का हवाला देता है, ताकि उसे पढ़ने वाला कोई भी व्यक्ति, आपके अकाउंटेंट से लेकर ZATCA तक, मूल सप्लाई ढूँढ सके। इस कड़ी के बिना नोट एक अलग, बिना स्पष्टीकरण वाली बिक्री या रिफ़ंड जैसा दिखता है, और आपके रिकॉर्ड का तालमेल बिगड़ जाता है। इसीलिए मूल इनवॉइस का हवाला नोट के सबसे ज़रूरी हिस्सों में से एक है।

नोट में कारण भी दिया जाता है, और कारण सटीक होना चाहिए: “खराब हालत में माल वापस आया” उपयोगी कारण है, जबकि अकेला “सुधार” शब्द नहीं। नोट पूरे इनवॉइस को या उसके केवल एक हिस्से को एडजस्ट कर सकता है, इसलिए बदलने वाले आइटम और राशियाँ, उन पर लगे VAT के साथ, सूची में दें। किसी भी दूसरे इनवॉइस की तरह, हर नोट का अपना क्रमवार नंबर और अपनी तारीख होती है, और यह नंबर हाथ से लिखने के बजाय सिस्टम से आना चाहिए।

• मूल इनवॉइस का नंबर और तारीख
• नोट का साफ़ और सटीक कारण
• घटाए या जोड़े जा रहे आइटम या राशियाँ
• एडजस्ट की गई राशियों पर VAT
• उसका अपना क्रमवार नंबर और तारीख

क्रेडिट नोट और डेबिट नोट भी ई-इनवॉइस हैं, इसलिए उन पर वही इलेक्ट्रॉनिक नियम लागू होते हैं जो इनवॉइस पर। फ़ेज़ 1 में नोट संरचित इलेक्ट्रॉनिक रूप में जारी किया जाता है और सहेजकर रखा जाता है, और ZATCA से कोई कनेक्शन नहीं होता। फ़ेज़ 2 में यह कनेक्शन जुड़ता है, जो उन वेव में लागू होता है जिन्हें ZATCA चुनता है और घोषित करता है, इसलिए अपनी वेव के लिए घोषणाएँ देखें, और हर नोट को उस इनवॉइस के साथ रखें जिसे वह सुधारता है।

फ़ेज़ 2 में नोट उसी रास्ते से जाता है जिससे वह इनवॉइस जाता है जिसे वह सुधारता है। स्टैंडर्ड इनवॉइस से जुड़ा नोट आपके ग्राहक तक पहुँचने से पहले क्लीयरेंस के लिए ZATCA के पास जाता है। सरल इनवॉइस से जुड़ा नोट तुरंत जारी होता है और 24 घंटे के भीतर रिपोर्ट किया जाता है। फ़ेज़ 2 के किसी भी इनवॉइस की तरह, इसमें भी अपना QR कोड, क्रिप्टोग्राफ़िक स्टैम्प, काउंटर वैल्यू और पिछले इनवॉइस का हैश होता है।

एक दुकान वह माल लौटाती है जिसका इनवॉइस आपने VAT से पहले 2,000 रियाल पर जारी किया था। आप 2,000 रियाल और 300 रियाल VAT, यानी कुल 2,300 रियाल का क्रेडिट नोट जारी करते हैं, जिसमें मूल इनवॉइस का हवाला होता है और कारण “माल वापसी” लिखा जाता है। अगर दुकान केवल आधा माल लौटाए, तो नोट केवल उसी आधे हिस्से और उस पर लगे VAT को कवर करता है, इससे ज़्यादा कुछ नहीं।

आपने 50 यूनिट के लिए 100 रियाल प्रति यूनिट तय किया था, लेकिन इनवॉइस 120 रियाल की दर से जारी कर दिया। VAT से पहले ज़्यादा लगाई गई राशि 1,000 रियाल है, इसलिए आप 1,000 रियाल और 150 रियाल VAT का क्रेडिट नोट जारी करते हैं। अब ग्राहक पर इनवॉइस में लिखी राशि से 1,150 रियाल कम बकाया है, और मूल इनवॉइस जैसा था वैसा ही रहता है।

एक ठेकेदार किसी प्रोजेक्ट के चार स्टेज का इनवॉइस जारी करता है और 5,000 रियाल का तय अतिरिक्त काम जोड़ना भूल जाता है। 5,000 रियाल और 750 रियाल VAT, यानी कुल 5,750 रियाल का डेबिट नोट छूटी हुई राशि जोड़ देता है, और उसमें मूल इनवॉइस का हवाला और कारण “अतिरिक्त काम छूट गया” दर्ज होता है। यहाँ दिए गए आँकड़े केवल हिसाब समझाने के लिए हैं।

नोट मूल सप्लाई के VAT को एडजस्ट करता है। विक्रेता के लिए, क्रेडिट नोट उस बिक्री पर आउटपुट VAT घटाता है और डेबिट नोट उसे बढ़ाता है। खरीदार की तरफ़ भी असर इसी दिशा में होता है: क्रेडिट नोट उस इनपुट VAT को घटाता है जिसे वह उस खरीद पर वापस पा सकता है, और डेबिट नोट उसे बढ़ाता है। दोनों नोट उसी सप्लाई का VAT ट्रीटमेंट बनाए रखते हैं जिसे वे सुधारते हैं।

इसलिए 15% टैक्स वाली सप्लाई का सुधार 15% पर होता है, शून्य दर वाली सप्लाई 0% पर ही रहती है और छूट प्राप्त सप्लाई छूट प्राप्त ही रहती है। दर खुद तय करने की कोशिश न करें। VAT रिटर्न फिर भी आप खुद ZATCA के पोर्टल पर दाखिल करते हैं, इसलिए अपने अकाउंटेंट से पूछें कि कोई एडजस्टमेंट किस टैक्स अवधि में जाएगा, और नोट, उनसे जुड़े इनवॉइस के साथ, अकाउंटेंट को सौंपें।

सुधार से जुड़ी ज़्यादातर समस्याएँ कुछ गिनी-चुनी आदतों से पैदा होती हैं। इन्हें जान लेने के बाद इनसे बचना आसान है, और जब कोई अकाउंटेंट या ZATCA आपके रिकॉर्ड पढ़ता है, तो इनमें से हर एक जल्दी पकड़ में आ जाती है। अपने कामकाज के तरीके की तुलना नीचे दी गई सूची से करें, और आपके कारोबार में रिफ़ंड और कीमतों में बदलाव जो भी संभालता है, उसके साथ इस सूची को एक बार देख लें। इन मामलों का सामना सबसे पहले वही करता है, और इन्हें जल्दी ठीक कर लेना किसी जाँच के बाद ठीक करने से आसान है।

फ़ातूराज़ क्रमवार नंबरिंग और QR कोड के साथ क्रेडिट नोट जारी करता है, फ़ेज़ 1 और फ़ेज़ 2 के लिए ZATCA की ई-इनवॉइसिंग आवश्यकताओं को सपोर्ट करता है, और ZATCA के सिमुलेशन एनवायरनमेंट में मुफ़्त ट्रायल देता है, जहाँ आप क्रेडिट नोट जारी करने का अभ्यास कर सकते हैं, इससे पहले कि वह असली रूप में गिना जाए। ZATCA के साथ ऑनबोर्डिंग आप करदाता के रूप में करते हैं। नियम बदलते रहते हैं, इसलिए इस गाइड पर भरोसा करने से पहले ZATCA की घोषणाएँ देखें और अपने अकाउंटेंट से पूछें।

• नोट जारी करने के बजाय जारी हो चुके इनवॉइस को एडिट या डिलीट करना
• मूल इनवॉइस का हवाला छोड़ देना
• अस्पष्ट कारण लिखना, या कोई कारण न लिखना
• जहाँ डेबिट नोट चाहिए था वहाँ क्रेडिट नोट इस्तेमाल करना, या इसका उल्टा
• बिना किसी दस्तावेज़ के नकद रिफ़ंड देना या कीमत बदलना