आपका 90 दिन का मुफ़्त ट्रायल: पहले हफ़्तों में क्या करें

अपने काम वाले ईमेल पते से साइन अप करें; शुरू करने के लिए क्रेडिट कार्ड की ज़रूरत नहीं है। आपको पुष्टि के लिए एक ईमेल मिलेगा, और उसकी पुष्टि करते ही फ़ातूराज़ आपका वर्कस्पेस बना देता है, यानी वह निजी जगह जिसमें आपकी कंपनी का डेटा रहता है। उस व्यक्ति का ईमेल इस्तेमाल करें जो इस खाते का मालिक होगा, आम तौर पर कारोबार का मालिक या फ़ाइनेंस मैनेजर, क्योंकि ज़्यादा संभावना यही है कि आगे चलकर सब्सक्रिप्शन भी वही व्यक्ति संभालेगा।

ट्रायल को सिर्फ़ स्क्रीनें घूमकर देखने का मौका नहीं, बल्कि अपने असली रोज़मर्रा के काम का रिहर्सल समझें। पहले से तय कर लें कि आप क्या जानना चाहते हैं: इनवॉइस अरबी और अंग्रेज़ी में सही दिखते हैं या नहीं, आपका अकाउंटेंट VAT रिपोर्टों के साथ सहज है या नहीं, कोई कैशियर शिफ़्ट बंद कर पाता है या नहीं। सवालों की एक छोटी सूची रखने से 90 दिन यूँ ही हाथ से नहीं निकलते।

शुरुआत कंपनी प्रोफ़ाइल से करें, क्योंकि हर दस्तावेज़ में जानकारी यहीं से आती है: अरबी और अंग्रेज़ी में कानूनी नाम, पता, VAT पंजीकरण नंबर और लोगो। यहाँ हुई गलती बाद में हर इनवॉइस पर दिखाई देगी। फिर कुछ असली ग्राहक जोड़ें, जिनमें अपने VAT नंबरों के साथ व्यावसायिक ग्राहक भी हों, ताकि आप देख सकें कि स्टैंडर्ड इनवॉइस उपभोक्ताओं को दिए जाने वाले इनवॉइस से कैसे अलग होते हैं।

इसके बाद वे आइटम और सेवाएँ जोड़ें जो आप वास्तव में बेचते हैं, उनकी कीमतों और सही VAT ट्रीटमेंट के साथ, और बाद में भुगतान करने वाले ग्राहकों के लिए तुरंत, 15 दिन या 30 दिन जैसी भुगतान की शर्तें सेट करें। शुरुआत के लिए कुछ दर्जन आइटम काफ़ी हैं; जब भरोसा हो जाए, तब बाकी आइटम जोड़ें। छोटा और वास्तविक कैटलॉग आपको जल्दबाज़ी में बनाए गए लंबे कैटलॉग से ज़्यादा सिखाता है।

आपका ट्रायल वर्कस्पेस ज़कात, टैक्स और सीमा शुल्क प्राधिकरण (ZATCA) के सिमुलेशन एनवायरनमेंट से जुड़ा होता है, जो असली (प्रोडक्शन) एनवायरनमेंट से अलग है। इसका मतलब है कि ट्रायल वर्कस्पेस में कोई असली इनवॉइस नहीं होता: आप जो भी जारी करते हैं, वह केवल अभ्यास है और उसका टैक्स पर कोई असर नहीं होता। इस आज़ादी का फ़ायदा उठाकर ऐसी स्थितियाँ आज़माएँ जो किसी असली ग्राहक के साथ तनाव भरी होतीं, जिनमें गलतियाँ और उनके सुधार भी शामिल हैं।

किसी व्यावसायिक ग्राहक को स्टैंडर्ड टैक्स इनवॉइस और किसी उपभोक्ता को सरल इनवॉइस जारी करें, फिर उनमें से एक को क्रेडिट नोट से सुधारें, एक आंशिक भुगतान दर्ज करें और जाँचें कि इनवॉइस अपनी बाकी राशि के साथ आंशिक भुगतान वाला दिखता है। अपने अकाउंटेंट से VAT रिपोर्ट देखने को कहें। असल बात यह है कि आप अपने ही दस्तावेज़ अरबी और अंग्रेज़ी में देखें, आम नमूने नहीं। सब्सक्राइब करने से पहले जो कुछ भी ठीक करना ज़रूरी हो, उसे नोट कर लें।

• व्यावसायिक ग्राहक के लिए स्टैंडर्ड टैक्स इनवॉइस, भुगतान की शर्त के साथ
• उपभोक्ता को बिक्री के लिए QR कोड वाला सरल टैक्स इनवॉइस
• किसी इनवॉइस पर क्रेडिट नोट, फिर किसी अतिरिक्त शुल्क के लिए डेबिट नोट
• एक आंशिक भुगतान, फिर उसी ग्राहक के अनुसार फ़िल्टर की गई खुले इनवॉइस की सूची
• आपके अकाउंटेंट द्वारा जाँची गई VAT रिपोर्ट

अगर आप दुकान, कैफ़े या काउंटर पर बिक्री वाला कोई और कारोबार चलाते हैं, तो POS को परखें, जो बिज़नेस प्लान का हिस्सा है। एक पूरी शिफ़्ट चलाकर देखें: सेशन खोलें, बारकोड स्कैन करके बेचें, स्प्लिट भुगतान लें, अरबी रसीद प्रिंट करें और अंत में सेशन बंद करें। यह काम आप खुद करने के बजाय किसी असली कैशियर से करवाएँ, क्योंकि सुविधाओं की लंबी सूची से ज़्यादा मायने तेज़ी और स्पष्टता रखती हैं।

फिर उन लोगों को आमंत्रित करें जो सिस्टम इस्तेमाल करेंगे: अकाउंटेंट, कैशियर, सेल्स स्टाफ़। एक ही लॉगिन साझा करने के बजाय हर व्यक्ति को उसका अपना लॉगिन दें। यूज़र की संख्या प्लान पर निर्भर करती है, इसलिए पूरी टीम को आमंत्रित करने से पहले प्लान का विवरण देख लें और तय करें कि ट्रायल के दौरान वास्तव में किसे एक्सेस की ज़रूरत है। एक हफ़्ते बाद हर यूज़र से पूछें कि किस चीज़ ने उनका काम धीमा किया और उन्हें क्या पसंद आया।

पहले दिन लिखे गए सवालों पर लौटें और ट्रायल से मिले सबूतों के आधार पर हर सवाल का जवाब दें। क्या इनवॉइस सही थे और आसानी से पढ़े जा सकते थे? क्या अकाउंटेंट ने VAT रिपोर्ट को स्वीकार किया? क्या कैशियर ने बिना मदद के शिफ़्ट बंद की? गिनें कि कितने लोगों को लॉग इन करने की ज़रूरत है और उसी के अनुसार प्लान चुनें: स्टार्टर में इनवॉइसिंग, बिलिंग और ई-इनवॉइसिंग शामिल हैं, और बिज़नेस प्लान में POS भी जुड़ जाता है।

कीमतों में VAT शामिल नहीं है, इसलिए तुलना करते समय इसे भी जोड़कर देखें। फ़ैसला आखिरी दिन पर न छोड़ें; ट्रायल खत्म होने से लगभग एक हफ़्ता पहले फ़ैसला करने का लक्ष्य रखें, ताकि सब्सक्रिप्शन, ZATCA के साथ ऑनबोर्डिंग और टीम की ट्रेनिंग, सब कुछ एक ही दोपहर में निपटाने की नौबत न आए। अगर प्रोडक्ट आपके काम का न हो, तो मना कर देना भी पूरी तरह ठीक नतीजा है, और अगले हिस्से में बताया गया है कि तब क्या होता है।

असली ई-इनवॉइसिंग ट्रायल का हिस्सा नहीं है। यह तब चालू की जाती है जब आप सब्सक्राइब करते हैं और ZATCA ऑनबोर्डिंग पूरी करते हैं, जिसमें आप Fatoora पोर्टल में OTP जनरेट करते हैं और बाकी प्रक्रिया में फ़ातूराज़ आपका मार्गदर्शन करता है। तब तक आपका जारी किया गया कोई भी इनवॉइस असली टैक्स इनवॉइस नहीं है। हमेशा की तरह, ZATCA की नवीनतम घोषणाएँ देखें और अपनी वेव और उसकी तारीखों के बारे में अपने अकाउंटेंट से पूछें।

अगर आप सब्सक्राइब नहीं करते, तो वर्कस्पेस निलंबित कर दिया जाता है और आपका डेटा 30 दिन तक रखा जाता है, ताकि आप तब भी सब्सक्राइब कर सकें या जो ज़रूरी हो उसे एक्सपोर्ट कर सकें। इस अवधि के बाद डेटा को सुरक्षित रूप से आर्काइव किया जाता है और फिर डेटा सहेजकर रखने की नीति के अनुसार डिलीट कर दिया जाता है। अगर आप निश्चित नहीं हैं, तो 30 दिन की अवधि खत्म होने से पहले सब्सक्राइब करें या डेटा एक्सपोर्ट कर लें; उससे पहले कुछ भी आर्काइव या डिलीट नहीं किया जाता।